Kaizen là một trong những phương pháp cải tiến chất lượng của người Nhật giúp các doanh nghiệp áp dụng để nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Khi triển khai Kaizen, dù ở quy mô sản xuất nào, bạn cũng cần tuân theo 10 nguyên tắc bất biến làm nên thương hiệu của Kaizen
1. Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng
Sản phẩm và dịch vụ phải tuân theo nguyên tắc được định hướng theo thị trường và phải đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng. Từ đó tập trung vào cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích sản phẩm mang lại nhằm tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng. Loại bỏ tất cả các hoạt động không phục vụ cho khách hàng – người tiêu dùng cuối cùng của sản phẩm hay dịch vụ.
2. Không ngừng cải tiến
Khi công việc hoàn thành không có nghĩa là kết thúc, mà là kết thúc một giai đoạn trước khi bắt đầu tiến hành một giai đoạn khác trong chuỗi sản xuất. Phải có tâm niệm rằng: Khách hàng chắc chắn sẽ có nhu cầu cao hơn về sản phẩm và dịch vụ trong tương lai (tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã, chi phí,…).
Chúng ta phải không ngừng đưa ra những chiến lược cải tiến sản phẩm hiện tại giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả hơn rất nhiều so với sản xuất sản phẩm mới. Chiến lược này cần có kế hoạch thực hiện liên tục và rõ ràng.
3. Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”
Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao; trong trường hợp mắc sai lầm thì được quy trách nhiệm đúng đắn. Không nên có tư duy đổ lỗi, hay viện cho những lý do không chính đáng (ví dụ: điều kiện thời tiết).
Từng cá nhân phải phát huy tối đa năng lực để cùng nhau sửa lỗi, làm việc vì mục đích chung của tập thể, đưa quyền lợi của tập thể lên hàng đầu.
4. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở
Các Nhà lãnh đạo cần xây dựng văn hóa doanh nghiệp mở, tạo điều kiện và thúc đẩy nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, dám chỉ ra các điểm yếu và yêu cầu giúp đỡ từ đồng nghiệp cũng như cấp trên.
Xây dựng tốt mạng lưới truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp để nhân viên có thể cập nhật tin tức nhanh chóng, thuận tiện chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm lẫn nhau.
5. Khuyến khích làm việc nhóm
Xây dựng cấu trúc nhân sự của công ty theo định hướng thành lập các đội nhóm làm việc hiệu quả. Phân quyền rõ ràng trong nội bộ đội nhóm: Team-leader cần có năng lực lãnh đạo, thành viên cần nỗ lực phối hợp và trau dồi bản thân. Tôn trọng uy tín và tính cách của mỗi thành viên.
6. Kết hợp nhiều bộ phận chức năng để triển khai một dự án
Bố trí kết hợp nguồn nhân lực từ các bộ phận, phòng ban trong công ty để làm dự án, khi cần thiết có thể tận dụng nguồn lực từ bên ngoài.
Nguyên tắc này sẽ góp phần làm tăng sự gắn kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, giúp nhân viên thấu hiểu vai trò, trách nhiệm của mỗi cá nhân, từ đó tạo động lực gắn kết hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp.
7. Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn
Không nên tạo dựng các mối quan hệ tiêu cực (đối đầu hay kẻ thù). Đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho toàn thể công ty, bao gồm cả nhân viên và các cấp quản lý. Xây dựng EVP doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin, lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài của nhân viên.
8. Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác
Tự nguyện thích nghi và tuân theo các nghi lễ, luật lệ của xã hội. Chấp nhận hy sinh quyền lợi cá nhân để đồng nhất với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty. Đặt lợi ích công việc lên trên hết, luôn tự soi xét để kiềm chế điểm yếu của cá nhân.
9. Thông tin đến mọi nhân viên
Nhân viên không thể đạt được kết quả cao trong công việc nếu không thấu hiểu tình hình hiện tại của công ty. Thông tin là yếu tố đầu vào quan trọng hàng đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện đại. Duy trì việc chia sẻ thông tin cũng chính là cách san sẻ khó khăn, thách thức chung cho mọi nhân viên.
10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc
Triển khai tổng hợp các phương pháp đào tạo nội bộ (onboarding nhân viên mới, đào tạo tại chỗ, đào tạo đa kỹ năng,…) Đề cao tinh thần trách nhiệm trong mọi công việc dù là nhỏ nhất. Phân quyền cụ thể cho các đầu việc, dự án.
Phát huy khả năng chủ động và tự quyết định của từng cá nhân. Khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến đóng góp và phản hồi. Công nhận thành tích và khen thưởng kịp thời.
