Để đưa một doanh nghiệp đi đúng hướng, lãnh đạo sẽ cần có những mô hình quản trị được hệ thống hóa từ kinh nghiệm và kiến thức của các doanh nghiệp thành công đi trước. Quản trị doanh nghiệp, tổ chức luôn là một công việc khó khăn. Việc đưa ra các quyết định không chính xác có thể phải trả giá bằng doanh thu, hay thậm chí sự sụp đổ của cả công ty.
Tìm hiểu 3 mô hình quản trị đã mang lại thành công cho nhiều doanh nghiệp, được FPT IS chia sẻ chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Mô hình quản trị là gì?
Mô hình quản trị là một hệ thống tổ chức bao gồm các quy trình, quy định, quyền hạn, trách nhiệm và cấu trúc tổ chức giúp điều hành và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả, đáp ứng các nhu cầu của thị trường.
Một mô hình hiệu quả và phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện và xác định được các vấn đề cần giải quyết, nâng cao khả năng quản lý, giảm thiểu rủi ro, hỗ trợ ra quyết định hợp lý và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
2. So sánh mô hình quản trị truyền thống và hiện đại
Mô hình quản trị được phân thành 2 loại chính đó là mô hình truyền thống và mô hình hiện đại.
2.1. Mô hình truyền thống
Mô hình truyền thống được sử dụng nhiều tại các công ty lớn trong trong nhiều năm trước. Là hệ thống điều hành và quản lý doanh nghiệp được thiết lập dựa trên quy tắc, quy trình và cấu trúc truyền thống.
Các mô hình truyền thống thường có cấu trúc tầng lớp, phân chia các bộ phận và chức vụ quản lý một cách rõ ràng. Quyết định, quy trình quản lý sẽ được thực hiện theo dạng chuỗi lệnh từ trên xuống dưới, thông qua các cấp quản lý trung gian. Quyền lực và trách nhiệm tập trung chủ yếu vào các nhà quản lý cấp cao.
Những đặc điểm cơ bản của mô hình:
- Quyền lực tập trung tại cấp cao nhất, các quyết định cần được cấp trên ký và phê duyệt
- Các nhiệm vụ, trách nhiệm được phân chia rõ ràng
- Các quyết định cần thông nhiều cấp quản lý để phê duyệt, khá tốn thời gian
- Phân cấp theo chiều dọc từ trên xuống, thiếu sự tương tác giữa các cấp
- Độ ứng biến với các thay đổi của thị trường không quá nhanh nhạy
- Nguồn dữ liệu được lưu trữ thủ công, khó lưu trữ, quản lý, dễ thất lạc
- Việc đo lường được hiệu quả công việc của nhân viên chưa thật sự chính xác, dễ xảy ra tình trạng khen thưởng theo cảm tính
- Các công việc, nhiệm vụ dễ bị bỏ sót, trễ hạn gây ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả công việc
- Độ bảo mật dữ liệu kém, có nguy cơ bị lộ khi nhân viên nghỉ việc
- Việc theo dõi và quản lý tiến độ, hiệu quả công việc chủ yếu là trực tiếp, ít hình thức trực tuyến để tối ưu thời gian cho người quản lý
2.2. Mô hình hiện đại
Mô hình quản trị hiện đại là hệ thống quản lý và điều hành doanh nghiệp theo những phương pháp và cách tiếp cận tiên tiến, linh hoạt, đổi mới sáng tạo. Nhân viên được tạo điều kiện thích hợp cho việc nâng cao sự sáng tạo, chủ động trong công việc, khuyến khích sự đóng góp và tham gia vào các hoạt động trong tổ chức.
Mô hình tập trung vào mục đích là xây dựng môi trường làm việc tích cực, tạo động lực, khuyến khích nhân viên phát triển bản thân, có khả năng đóng góp ý kiến và ra quyết định. Qua đó thúc đẩy sự linh hoạt, sáng tạo, nâng cao khả năng thích ứng với những thay đổi của thị trường trong kinh doanh.
Những đặc điểm cơ bản của mô hình:
- Chú trọng vào tính linh hoạt, tương tác, phát triển nhóm
- Trao quyền cho cấp dưới, có sự phân quyền trong quản lý
- Khuyến khích sự sáng tạo, tham gia của tất cả thành viên trong các hoạt động
- Quy trình ra quyết định nhanh chóng, linh hoạt hơn so với mô hình truyền thống giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với các thay đổi, kịp thời nắm bắt cơ hội
- Có sự tương tác và phản hồi giữa các cấp, giữa nhân viên và lãnh đạo
- Quản lý tập trung trên một nền tảng giúp doanh nghiệp dễ dàngtheo dõi, đánh giá, giải quyết công việc một cách nhanh chóng
- Người quản lý có thể nắm bắt các vấn đề của nhân viên (ca làm việc, tiến độ,…) theo hình thức trực tuyến
- Dữ liệu được lưu trữ online, an toàn, có độ bảo mật cao, dễ truy cập và tìm kiếm từ bất kì đâu
- Nắm rõ hiệu suất làm việc của nhân viên, doanh thu bán hàng,… một cách nhanh chóng giúp việc khen thưởng trở nên rõ ràng, minh bạch, từng bước nâng cao chất lượng nhân sự
- Nhân viên quản lý và nắm rõ khối lượng công việc được giao, tránh việc hoàn thành trễ hạn, giảm hiệu suất
3. Lợi ích khi áp dụng mô hình quản trị
Khi doanh nghiệp áp dụng các mô hình quản trị phù hợp, bên cạnh tăng sự kết nối giữa lãnh đạo – nhân viên, tăng tính minh bạch, hiệu quả công việc,… doanh nghiệp còn nhận được những lợi ích sau:
- Tạo dựng niềm tin giữa doanh nghiệp với các nhà đầu tư, cộng đồng và lãnh đạo của cộng đồng địa phương
- Cung cấp những ý tưởng rõ ràng về mục tiêu, định hướng phát triển, minh bạch tài chính cho nhà đầu tư và các bên liên quan
- Thúc đẩy khả năng tài chính dài hạn, nâng cao lợi nhuận, bắt kịp các cơ hội mới
- Giúp doanh nghiệp huy động vốn dễ dàng hơn
- Giúp tăng giá cổ phiếu của doanh nghiệp
- Giảm thiểu khả năng thất thoát tài chính, giảm thiểu lãng phí, rủi ro, tham nhũng.
- Đen đến những khả năng tích cực cho sự phục hồi và phát triển lâu dài của doanh nghiệp
4. Xu hướng quản trị trong tương lai
Trong tương lai, các mô hình quản trị hiện đại sẽ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và sử dụng, đặc biệt là các mô hình tập trung vào:
Tăng sự tương tác giữa lãnh đạo và nhân viên
Việc trao quyền cho nhân viên giúp thúc đẩy và khai phá những tiềm năng lãnh đạo mới. Đây là một việc làm cần thiết để đội ngũ lãnh đạo trở nên năng động, trẻ hóa, kịp thời bắt nhịp với những thay đổi nhanh chóng của thị trường trong kỷ nguyên số.
Tập trung quản lý hiệu quả công việc
Tập trung, chú trọng vào việc đào tạo, lắng nghe phản hồi từ các bên, tìm kiếm và triển khai những phương thức làm việc mới hiệu quả giúp tăng hiệu suất, tối ưu thời gian.
Đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Trong kỷ nguyên số, cách thức làm việc, tương tác giữa các nhân viên đã có sự thay đổi.
Để đảm bảo cho sự phát triển và nâng cấp đội ngũ nhân viên, doanh nghiệp cần có các khóa đào tạo ngắn/dài hạn để nâng cao năng lực chuyên môn. Nhóm năng lực mới có thể phân thành 2 nhóm nhỏ gồm:
- Các năng lực mới trong kỷ nguyên 4.0: Nhóm quản trị thông tin, quản trị về quan hệ, quản trị cộng đồng, sử dụng các công nghệ hỗ trợ để tiếp cận hệ sinh thái và tư duy kinh tế mở.
- Các năng lực cũ có tầm quan trọng, ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp trong thời gian tới, gồm: Đổi mới sáng tạo, khả năng phối hợp làm việc, tư duy phản biện, quản trị bản thân, khả năng lập kế hoạch và tư duy khách hàng.
Quản trị thông minh
Quản trị thông minh không chỉ hướng tới việc quản trị những năng lực trong công việc của mỗi nhân viên mà còn hướng tới việc quản trị các khía cạnh đời sống của nhân viên như:
- Quản trị cân bằng cuộc sống
- Quản trị năng lượng tinh thần
- Quản trị nghề nghiệp
5. Những mô hình quản trị nổi bật, tiên tiến trên thế giới
5.1. Mô hình 7S McKinsey
Mô hình McKinsey 7S là công cụ phân tích thiết kế tổ chức thông qua việc xem xét 7 yếu tố chính, từ đó xác định sự liên kết giữa các yếu tố nhằm đo lường hiệu quả và khả năng đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. 7 yếu tố được phân loại thành 2 loại: “cứng” và “mềm”. Các yếu tố cứng dễ xác định và chịu ảnh hưởng bởi hoạt động quản trị, các yếu tố mềm thì khó nắm bắt hơn và thường bị tác động bởi văn hóa doanh nghiệp.
7 yếu tố chính trong mô hình McKinsey 7S gồm:
3 yếu tố cứng:
- Cấu trúc: Bao gồm các mối quan hệ chỉ huy và trách nhiệm giải trình để tạo nên sơ đồ phòng ban/bộ phận chính của doanh nghiệp.
- Chiến lược: Là những kế hoạch được vạch ra nhằm tạo lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững, có mối liên hệ mật thiết với sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty.
- Hệ thống: Bao gồm cơ sở hạ tầng kỹ thuật và kinh doanh.
4 yếu tố mềm:
- Kỹ năng: Bao gồm những khả năng và năng lực sẵn có của doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu đề ra.
- Phương thức lãnh đạo: Là các quy tắc ứng xử, giải quyết vấn đề của nhà quản trị thông qua việc tương tác với nhân viên và ra quyết định.
- Nhân viên: Những cá nhân làm việc tại doanh nghiệp, có liên quan đến công tác quản trị nguồn nhân lực (hệ thống đào tạo, tuyển dụng, khen thưởng,…).
- Giá trị được chia sẻ: Bao gồm sứ mệnh, mục tiêu và giá trị cốt lõi để tạo nên nền tảng và phương hướng phát triển của doanh nghiệp.
Mô hình McKinsey 7S thường được áp dụng với mục đích giúp cải thiện hiệu suất. Doanh nghiệp có thể xác định các yếu tố nào của 7-S cần thay đổi để duy trì sự liên kết và đảm bảo hiệu suất. Những thay đổi này có thể bao gồm tái cấu trúc, quy trình mới, sáp nhập tổ chức, hệ thống mới và thay đổi lãnh đạo.
Để áp dụng Mô hình McKinsey 7-S trong tổ chức, hãy làm theo các bước sau:
- Bắt đầu với các giá trị được chia sẻ (Shared Values): Chúng có nhất quán với cấu trúc, chiến lược và hệ thống không? Nếu không, cần thay đổi điều gì?
- Xem xét các yếu tố cứng (Chiến lược, cấu trúc và hệ thống): Mỗi người đang hỗ trợ những người khác như thế nào? Xác định những yếu tố cần thực hiện thay đổi.
- Xem xét các yếu tố mềm (Giá trị được chia sẻ, kỹ năng, phong cách (lãnh đạo) và đội ngũ nhân viên): Họ có hỗ trợ các “yếu tố khó” tốt không? Họ có hỗ trợ nhau không? Nếu không, cần thay đổi điều gì?
- Khi điều chỉnh và căn chỉnh một hay nhiều các yếu tố, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian để thực hiện, sau đó phân tích lại cách điều đó ảnh hưởng đến các yếu tố khác và sự liên kết của chúng.
5.2. Mô hình Kaizen
Kaizen là mô hình quản trị hoạt động theo 10 giai đoạn chính với mục đích giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt cơ hội, phát triển bản thân trong quá trình nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển các kỹ năng cần thiết phục vụ cho công việc. Mô hình Kaizen khuyến khích nhân viên làm việc theo nhóm để có thể nâng cao hiệu quả và có những ý tưởng đột phá.
10 nguyên tắc chính của mô hình Kaizen gồm:
- Loại bỏ các giả định, giả thiết
- Chủ động giải quyết vấn đề
- Đối mặt với hiện trạng
- Nói không với chủ nghĩa “hoàn hảo”
- Phát hiện các lỗi/sai lầm và đưa ra giải pháp khắc phục
- Môi trường bình đẳng, tôn trọng ý kiến của mỗi cá nhân
- Chủ động đặt những câu hỏi “vì sao” để tăng khả năng phản biện và độ nhạy trong tư duy
- Tiếp thu ý kiến từ nhiều người
- Tìm kiếm những thay đổi nhỏ, tiết kiệm chi phí nhưng hữu ích
- Luôn luôn có sự đổi mới, cải tiến
5.3. Mô hình 8 bước thay đổi Kotter
Mô hình 8 bước thay đổi của Kotter là mô hình quản trị hiện đại giúp nhà quản trị quản lý và nắm rõ sự thay đổi trong doanh nghiệp. Mô hình sẽ tạo động lực lên nhân sự, văn hóa làm việc nhằm thúc đẩy sự cải tiến, đổi mới quy trình vận hành cũng như cách phân bổ nguồn lực.
8 bước chính của mô hình thay đổi Kotter gồm:
Bước 1. Tạo tính cấp thiết
Tại bước này, nhà quản trị cần cho đội ngũ nhân viên hiểu được tính cấp thiết trong việc thay đổi cách vận hành thông qua việc truyền đạt, tổ chức các cuộc họp nội bộ, các trao đổi đến từng bộ phận, phòng ban.
Bước 2. Xây dựng liên minh dẫn đầu
Xây dựng một nhóm lãnh đạo, những cá nhân có tầm ảnh hưởng ở các bộ phận khác nhau, với mục đích chính là thông qua đó để khuyến khích sự tham gia của các cá nhân trong tổ chức, cùng nhau thiết lập đường lối chiến lược cho sự thay đổi của doanh nghiệp.
Bước 3. Phát triển tầm nhìn và sự thay đổi
Ở bước này, doanh nghiệp cần xây dựng một tầm nhìn rõ ràng về tương lai và một chiến lược cụ thể để đạt được tầm nhìn đó. Tầm nhìn cần truyền cảm hứng và định hướng cho mọi người trong tổ chức.
Bước 4. Truyền đạt tầm nhìn đến từng cá nhân trong tổ chức
Tại bước này, doanh nghiệp cần tạo được sự ủng hộ và đồng thuận với các nhân viên thông qua việc: Nói rõ về tầm nhìn mới, để tâm đến ý kiến, mối bận tâm, quan tâm của từng nhân viên. Việc truyền đạt tầm nhìn mới của doanh nghiệp cần được triển khai thống nhất, có hệ thống, triển khai đầy đủ đến các bộ phận
Bước 5. Loại bỏ các yếu tố ảnh hưởng đến sự thay đổi
Tại bước 5, các nhà quản lý cấp cao và đội ngũ hướng dẫn cần có những thay đổi, đổi mới các quy trình đã lỗi thời, thiết lập các quy tắc quản lý, cơ cấu tổ chức,… Qua đó đẩy nhanh tiến độ thay đổi của doanh nghiệp, từng bước đạt được mục tiêu đề ra.
Bước 6. Đặt ra mục tiêu ngắn hạn
Việc đặt ra các mục tiêu ngắn hạn sẽ giúp từng nhân viên hiểu và nắm rõ ràng về những thay đổi đang diễn ra trong doanh nghiệp. Khi đạt được mục tiêu, các nhân viên sẽ có thêm động lực để điều chỉnh, mở rộng sự thay đổi. Một biện pháp khá hữu hiệu trong giai đoạn này đó là khen thưởng các nhân viên tham gia tích cực vào quá trình thay đổi.
B7. Củng cố, sử dụng hợp lý các cải tiến
Sau khi đã xây dựng và thiết lập mục tiêu ngắn hạn cho các thay đổi, doanh nghiệp cần củng cố và sử dụng hợp lý các cải tiến để duy trì sự thay đổi. Doanh nghiệp cần liên tục đánh giá và điều chỉnh các chiến lược để mở rộng quy mô thay đổi.
B8. Xác định và triển khai những thay đổi về văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp là một yếu tố có ảnh hưởng khá lớn đến mô hình quản trị của doanh nghiệp. Chỉ có những thay đổi có ảnh hưởng đến văn hóa cốt lõi của tổ chức mới có thể trở thành một phần tất yếu và tồn tại lâu dài trong doanh nghiệp. Những thay đổi về văn hóa có thể gồm: Điều chỉnh những chuẩn mực, giá trị, thủ tục,… của doanh nghiệp cùng nhiều thành phần khác nhằm đảm bảo mọi thay đổi đều phù hợp với chiến lược mới đã đặt ra.
5.4. Mô hình Holacracy
Mô hình quản trị doanh nghiệp Holacracy là mô hình quản lý phi tập trung phát triển bởi doanh nhân công nghệ Brian Robertson. Với mô hình này, mỗi nhân viên sẽ tự quản lý công việc và là sếp của chính mình. Mô hình quản lý phi tập trung thường được áp dụng nhiều tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các tổ chức phi lợi nhuận tại các nước tiên tiến.
Những đặc điểm nổi bật của mô hình Holacracy
- Quyền lực được phân bổ đồng đều cho các bộ phận, phòng ban. Các trưởng phòng sẽ chịu trách nhiệm quản lý, sắp xếp nhân sự, phân công công việc, ra các quyết định có giá trị nội bộ.
- Nhân viên “toàn năng”, có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau trong một nhóm hoặc nhiều nhóm.
- Đề cao sự minh bạch, mỗi nhân viên, nhà quản lý cần tuân thủ nguyên tắc quản trị doanh nghiệp.
- Có sự tương tác, trao đổi giữa các thành viên trong nhóm. Mỗi nhân viên đều có quyền nêu ý kiến, đề nghị thay đổi cơ chế, chính sách trong nội bộ phòng, ban.
- Các thành viên đánh giá chéo hiệu suất và khả năng làm việc của đối phương.
- Các thông tin được cung cấp cần rõ ràng, hữu ích.
Ưu điểm của mô hình Holacracy
- Các tổ chức toàn quyền trở nên linh hoạt hơn, dễ thích nghi với thay đổi của thị trường
- Cơ cấu tổ chức ít phân cấp, gần như là một bộ máy phẳng
- Nhân viên được phép đảm nhận nhiều công việc trong các nhóm khác nhau
- Quyền lực được phân bổ đồng đều, rút ngắn thời gian của quá trình ra quyết định
Những hạn chế của mô hình Holacracy
- Chính sách quản lý phi tập trung dẫn đến việc doanh nghiệp khó tuân thủ các chính sách, quy định theo một cách thống nhất.
- Quản lý phi tập trung đòi hỏi đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn cao, khả năng tư duy độc lập, sẵn sàng điều chỉnh và thích ứng với một phong cách làm việc mới.
6. FPT IS – Song hành cùng doanh nghiệp tối ưu quy trình và mô hình quản trị bằng công nghệ
Bên cạnh việc lựa chọn mô hình quản trị phù hợp với quy mô, thực trạng, văn hóa doanh nghiệp, các nhà quản lý cấp cao cũng cân nhắc việc ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình vận hành của tổ chức. ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là một trong những giải pháp giúp giải quyết bài toán quản trị.
Khi ứng dụng ERP, tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ đều hoạt động trên đó, theo một quy trình tiêu chuẩn cho doanh nghiệp. ERP chính là trục chính cho phép cung cấp thông tin đồng thời định hướng, phối hợp công việc giữa bộ phận cũng như từng thành viên. Dựa vào luồng thông tin được xuyên suốt, việc xử lý dữ liệu nhanh chóng hơn giữa các đơn vị trong doanh nghiệp sẽ giúp tăng độ chính xác cũng như giảm thiểu tối đa thời gian truyền tải thông tin. Nhà quản trị cũng được cập nhật các số liệu báo cáo real-time để đưa ra những quyết định chính xác.
FPT IS là đơn vị hàng đầu cung cấp giải pháp ERP chuyên nghiệp tại Việt Nam. Chúng tôi tự hào được đồng hành cùng các doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công như: Vingroup, Ba Huân, Vinamilk, Rạng Đông, Gỗ Trường Thành, Dat Bike, Vinatech…giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý, quản trị tập trung với nguồn dữ liệu sống. Qua đó thúc đẩy doanh nghiệp ứng dụng và vận hành các mô hình quản trị hợp lý, hiệu quả.
Việc thiết kế mô hình quản trị là một hoạt động liên tục, cũng là một thách thức đối với bất kỳ nhà quản lý nào – dù là một tập đoàn toàn cầu hay một đội nhóm nhỏ. Dễ nhận thấy, mô hình quản trị hiện đại, phân quyền và tập trung vào việc sử dụng hiệu quả nguồn lực, sự sáng tạo của nhân viên đang là xu hướng trong tương lai.
