Bốn yếu tố tác động trực tiếp đến hoạt động sản xuất và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp bao gồm: “Man”, “Machine”, “Material”, Method” hay còn gọi tắt là 4M. Vậy vai trò của 4M trong sản xuất là gì? Làm thế nào để cải tiến 4M trong sản xuất?
4M trong sản xuất là gì?
4M trong sản xuất là quy tắc xác định vấn đề, hiện tượng và gom nhóm các yếu tố ảnh hưởng để phục vụ quá trình quản lý sản xuất. Quy tắc 4M hướng dẫn tìm kiếm nguyên nhân gây ra vấn đề, nhằm cải tiến chất lượng và nâng cao năng suất dựa trên nhóm các nguồn lực cơ bản trong nhà máy, bao gồm: Man (Con người), Method (Phương thức), Machine (Máy móc), và Material (Nguyên vật liệu). 4M thường được sử dụng trong “Sơ đồ Nguyên nhân – Kết quả” do cha đẻ của triết lý quản lý chất lượng Nhật Bản – Kaoru Ishikawa tạo ra.
1. Man: Con người
Man (Con người) bao gồm tất cả các thành viên trong doanh nghiệp từ những người lãnh đạo cấp cao nhất đến quản lý và công nhân vận hành. Con người là nhân tố chính tạo ra lợi lợi nhuận và đóng vai trò chiến lược trong sự phát triển dài lâu của doanh nghiệp.
2. Methods: Công nghệ và phương thức quản trị
Methods bao gồm công nghệ, những phương pháp quản lý, phương pháp sản xuất, cách thức điều hành, chiến lược để duy trì và phát huy hiệu quả của sản xuất. Yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các chỉ tiêu chất lượng, đồng thời quyết định các yếu tố cạnh tranh của sản phẩm (chất lượng, giá cả, thời hạn….).
3. Machines: Máy móc
Machines là máy móc, thiết bị của doanh nghiệp. Chúng đóng vai trò cực kì quan trọng trong bất kỳ nhà máy, xí nghiệp và phân xưởng nào. Trình độ hiện đại của máy móc, thiết bị và quy trình công nghệ của doanh nghiệp ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm, đặc biệt là những doanh nghiệp có dây chuyền sản xuất hàng loạt.
4. Materials: Nguyên vật liệu
Materials là nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào tham gia cấu thành sản phẩm và hình thành chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu là những yếu tố “đầu vào” quan trọng quyết định chất lượng sản phẩm ở “đầu ra”. Do đó, để có sự đồng nhất trong sản phẩm, doanh nghiệp cần sử dụng nguyên vật liệu được cung cấp tại một số nhà cung ứng nhất định.
Trong 4 yếu tố trên, yếu tố con người được xem là quan trọng nhất. Ngoài những nguồn lực cơ bản trên, chất lượng trong sản xuất còn chịu tác động của nhiều yếu tố khác như thông tin (Information), môi trường (Environment), đo lường (Measure),…
Phương pháp cải thiện 4M trong sản xuất?
Việc cải thiện 4M sẽ giúp nâng cao hiệu quả sản xuất, giảm thiểu hàng phế phẩm, và nâng cao năng suất lao động. Dưới đây là một số phương pháp giúp cải thiện các yếu tố 4M trong sản xuất.
Phương pháp cải thiện yếu tố Man
Nhân lực là nguồn lực quan trọng nhất, quyết định đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Do vậy, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực sẽ giúp tạo lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp. Một số phương pháp để cải thiện hiệu quả nguồn nhân sự của doanh nghiệp đó là:
- Tổ chức các buổi đào tạo để nâng cao trình độ, kỹ năng làm việc cho nhân sự.
- Phân công công việc phù hợp: Các cấp quản lý cần quan tâm nắm bắt tình hình làm việc của từng nhân viên, hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu và chuyên môn của từng người để có sự phân bổ công việc hợp lý.
Phương pháp cải thiện yếu tố Methods
Để cải thiện hiệu quả quản trị doanh nghiệp hiệu quả, lãnh đạo cần phải nắm vững một số phương pháp như sau:
- Có phương pháp hoạch định chiến lược một cách khoa học, chi tiết, vạch ra các hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu đặt ra.
- Phân chia công việc cho mỗi nhân viên, mỗi bộ phận/ phòng ban hợp lý.
- Tổ chức, trao quyền hành cho từng đối tượng cụ thể.
- Ứng dụng phần mềm vào quản trị: Công nghệ được coi là cánh tay đắc lực cho người làm quản trị. Theo nghiên cứu của Aberdeen Group cho thấy, CEO sẽ giảm được 36% thời gian đưa ra quyết định nhờ ứng dụng ERP. Việc ứng dụng phần mềm ERP sẽ hỗ trợ người lãnh đạo trong việc hoạch định và điều hành toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp (Hàng hóa – Tài sản – Tài chính – Nhân sự). Luồng thông tin được sắp xếp khoa học với những báo cáo trực quan thể hiện bằng Dashboard sẽ giúp lãnh đạo có được bức tranh kinh doanh tổng thể với góc nhìn đa chiều để đưa ra quyết định nhanh nhất và chính xác nhất.
Phương pháp cải thiện yếu tố Machines
- Lập kế hoạch bảo trì phù hợp để hạn chế thời gian dừng máy. Thời gian máy dừng do hỏng hóc ảnh hưởng rất lớn đến năng lực sản xuất, làm giảm sản lượng, tăng chi phí vận hành và gây chậm tiến độ giao hàng. Các số liệu nghiên cứu tại Mỹ cho thấy: Cứ 1$ đầu tư cho bảo trì công nghiệp hợp lý, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được ít nhất 5$/năm. Do đó lập quản lý thông tin máy móc thiết bị (thời gian hoạt động, lần bảo dưỡng trước đây…) không chỉ giúp tăng tuổi thọ máy móc mà còn là biện pháp tuyệt vời tránh gián đoạn sản xuất và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
- Ứng dụng công nghệ phần mềm quản lý sản xuất: Hiện nay, có rất nhiều phần mềm (Ví dụ: hệ thống MES, hệ thống CMMS) giúp doanh nghiệp theo dõi trạng thái hoạt động của máy móc, thiết lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng định kỳ và cảnh báo nếu có sự cố xảy ra, thậm chí, dự báo trước cả những bất thường ảnh hưởng đến các thiết bị.. Tại thị trường Việt Nam, 3S MES là một hệ thống được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng, mang lại hiệu quả về việc giảm thời gian chết và tăng tuổi thọ của thiết bị máy móc.
- Đầu tư thiết bị hiện đại: Góp phần nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, nhằm thỏa mãn ngày càng nhiều nhu cầu của người sử dụng. Việc cải tiến, đổi mới công nghệ tạo ra nhiều sản phẩm có chất lượng cao, giá thành hạ và ổn định.
Phương pháp cải thiện yếu tố Materials
Chi phí nguyên vật liệu chiếm hơn 50% tổng chi phí sản xuất, đồng thời cũng là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng thành phẩm. Do đó doanh nghiệp cần:
- Kiểm tra đầu vào và thiết lập điều kiện bảo quản nguyên vật liệu trong kho để theo những tiêu chuẩn quy định.
- Sáng tạo ra những nguyên vật liệu mới và vật liệu thay thế: Trong điều kiện hiện nay, trước nguy cơ cạn kiệt các nguồn nguyên vật liệu, ô nhiễm môi trường, để tồn tại và phát triển thì doanh nghiệp cần không ngừng tìm tòi, sáng tạo ra những nguyên vật liệu mới và vật liệu thay thế. Những nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật, nghiên cứu những nguyên vật liệu mới có thể làm giảm mức độ ô nhiễm môi trường, tiết kiệm tài nguyên…và nhờ thế làm tăng tính cạnh tranh của sản phẩm.
- Chọn nhà cung ứng chất lượng: Doanh nghiệp cần đảm bảo nguyên vật liệu được cung ứng bởi nhà cung cấp có chất lượng tốt nhất. Cần phải tìm hiểu về danh tiếng và lịch sử của nhà cung cấp để lựa chọn được nhà cung ứng nguyên liệu tốt và phù hợp nhất.
Qua bài viết này, hy vọng đã mang đến cho bạn đọc hình dung cơ bản về 4M là gì và cách thức cải thiện 4M trong sản xuất.
