Nguyên tắc 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản và được áp dụng thành công ở nhiều công ty trên thế giới. Quy tắc 5s là một công cụ quan trọng, không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức nào với mục đích chính là loại bỏ các lãng phí trong sản xuất, giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị, cung cấp một môi trường làm việc với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng. Vậy 5s là gì? Những lợi ích 5s mang lại cho doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau.
5s là gì?
5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).
– Seiri (整理 Sàng lọc): Mọi thứ từ vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng nếu không hoặc chưa liên quan, cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất theo tần suất định kỳ. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc.
– Seiton (整頓 Sắp xếp): Tiến hành bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa… tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. Seiton cần phải được tuân thủ triệt để.
– Seiso (清掃 Sạch sẽ): Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh… Hoạt động cũng cần được tiến hành định kỳ.
– Seiketsu (清潔 Săn sóc): Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCNV trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển.
– Shitsuke (躾 Sẵn sàng): Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của Công ty cao hơn.
Lợi ích khi áp dụng quy trình 5s vào hoạt động sản xuất
5S được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và phát triển rất nhanh sau đó ở các công ty Nhật Bản. Sau đó được phổ biến sang nhiều nước khác. Ở Việt Nam, 5S lần đầu tiên được áp dụng vào năm 1993, ở 1 công ty Nhật (Vyniko).
Hiện nay, rất nhiều công ty sản xuất ở Việt Nam áp dụng 5S vì có nhiều lợi ích từ 5S như: chỗ làm việc sạch sẽ, gọn gàng, mọi người đều cảm thấy thoải mái, vui vẻ, năng suất lao động cao, hiệu quả tức thời, hiện ra ngay trước mắt, tạo hình ảnh tốt cho công ty.
Một ví dụ điển hình của áp dụng hiệu quả 5S ở Việt Nam là công ty CNC VINA. Tại một số cơ quan công sở của Việt Nam áp dụng 5S vào phong trào cơ quan, ví dụ như Sở Ngoại vụ TP. Đà Nẵng. (theo Wikipedia).
5S giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho mọi cấp bậc, mọi vị trí. Từ đó giảm thiểu và loại bỏ các công đoạn thừa thãi trong công việc hay trong một quá trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan của con người,…
Với một môi trường làm việc thông thoáng và khoa học, 5S giúp nâng cao an toàn sản xuất và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu các chi phí hoạt động từ đó nâng cao ưu thế cạnh tranh. Nâng cao ý thức làm việc vì lợi ích tập thể, tăng cường tính đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên.
Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các CBCNV thông qua 5S. Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp với khách hàng.
