Quản lý kho hàng một cách hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc. Để kho hàng được tổ chức một cách khoa học, doanh nghiệp cần nắm vững các phương pháp và quy tắc sắp xếp, từ đó giúp tối ưu hóa không gian và giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa.
Trong bài viết này, Chondungnhat sẽ giới thiệu đến các doanh nghiệp 8 cách sắp xếp kho hàng khoa học và hiệu quả nhất, giúp tối ưu hóa việc quản lý và vận hành kho.
Xếp hàng theo mã sku (stock keeping unit)
Sắp xếp kho hàng theo mã SKU (Stock Keeping Unit) là một trong những phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả và thông dụng nhất. SKU là một mã định danh duy nhất cho từng sản phẩm, giúp dễ dàng quản lý và truy xuất thông tin sản phẩm trong kho. Việc sắp xếp hàng hóa theo mã SKU không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định vị trí của sản phẩm mà còn giảm thiểu sai sót khi kiểm kê và nhập xuất hàng hóa.
Mã SKU giúp dễ dàng kiểm tra thông tin của hàng hóa
Để áp dụng cách sắp xếp kho hàng này, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi sản phẩm trong kho đều có mã SKU riêng biệt. Mỗi khu vực hoặc giá kệ trong kho cũng cần được dán nhãn mã SKU tương ứng với hàng hóa được đặt ở đó. Việc này giúp nhân viên kho dễ dàng tìm kiếm sản phẩm một cách nhanh chóng và chính xác.
Sắp xếp theo nguyên tắc FIFO/FILO
Nguyên tắc FIFO (First In, First Out) và LIFO (Last In, First Out) là hai nguyên tắc cơ bản trong việc sắp xếp kho hàng.
- FIFO: Hàng hóa được nhập vào trước sẽ được xuất đi trước. Nguyên tắc này đặc biệt phù hợp với các mặt hàng có hạn sử dụng, giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm không bị ảnh hưởng do hàng tồn lâu trong kho.
- LIFO: Hàng hóa được nhập sau sẽ được xuất trước. Nguyên tắc này thường áp dụng cho các sản phẩm không bị ảnh hưởng bởi hạn sử dụng, hoặc trong các trường hợp yêu cầu xuất hàng nhanh chóng mà không cần ưu tiên thời gian nhập.
Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và tính chất hàng hóa, doanh nghiệp có thể lựa chọn nguyên tắc sắp xếp kho hàng phù hợp để đảm bảo hiệu quả và giảm thiểu hư hỏng.
Hình minh họa nguyên tắc FIFO/FILO
Đánh dấu vị trí kho hàng
Một trong những yếu tố quan trọng giúp sắp xếp kho hàng một cách khoa học là việc đánh dấu rõ ràng vị trí của từng khu vực trong kho. Điều này giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm hàng hóa, đặc biệt là trong các kho hàng có diện tích lớn và lượng hàng hóa phong phú.
Đánh dấu vị trí kho hàng giúp phân loại nhanh chóng
Các khu vực, giá kệ trong kho nên được phân loại và đánh số thứ tự hoặc ký hiệu dễ nhớ. Doanh nghiệp có thể sử dụng màu sắc, nhãn dán hoặc biển chỉ dẫn để xác định từng khu vực cụ thể.
Đồng thời, cần đảm bảo rằng nhân viên kho được đào tạo cách sử dụng hệ thống đánh dấu này để việc tìm kiếm hàng hóa trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Sắp xếp kho hàng theo hạn dùng và cách bảo quản
Việc sắp xếp kho hàng theo hạn dùng là điều bắt buộc đối với các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm có hạn sử dụng như thực phẩm, dược phẩm hoặc hóa chất. Các mặt hàng có hạn sử dụng ngắn cần được đặt ở vị trí dễ tiếp cận để đảm bảo không bị tồn kho quá lâu, dẫn đến hư hỏng.
Ngoài ra, các mặt hàng có yêu cầu bảo quản đặc biệt, chẳng hạn như cần bảo quản lạnh hoặc tránh ánh sáng, cũng cần được sắp xếp ở các khu vực riêng biệt, đảm bảo điều kiện bảo quản tối ưu. Việc tuân thủ cách sắp xếp kho hàng này sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa tình trạng hàng hóa bị hư hỏng, từ đó tiết kiệm chi phí và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Việc kiểm tra hạn sử dụng của sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành
Sắp xếp theo lối đi trong kho bãi
Thiết kế lối đi trong kho bãi là yếu tố quan trọng giúp tối ưu hóa không gian và tăng cường hiệu suất làm việc. Kho hàng cần được bố trí lối đi rộng rãi, thông thoáng, đủ để xe nâng hoặc nhân viên dễ dàng di chuyển và vận chuyển hàng hóa.
Cách sắp xếp kho hàng theo lối đi hợp lý không chỉ giúp tăng năng suất mà còn giảm thiểu nguy cơ tai nạn lao động, đồng thời giúp hàng hóa không bị va chạm, hư hỏng trong quá trình di chuyển. Đảm bảo rằng lối đi được duy trì sạch sẽ và không bị chặn bởi hàng hóa sẽ giúp việc vận hành kho trở nên trơn tru hơn.
Bố trí theo tầng, kệ hàng hóa
Sử dụng tầng kệ là cách sắp xếp kho hàng hiệu quả, đặc biệt trong các kho hàng có diện tích hạn chế. Bằng cách phân chia không gian theo chiều dọc, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa diện tích kho mà không làm giảm khả năng truy cập hàng hóa.
Các mặt hàng nặng, cồng kềnh nên được xếp ở các tầng dưới cùng, trong khi các mặt hàng nhẹ, nhỏ gọn hơn có thể được xếp ở các tầng trên. Điều này giúp đảm bảo an toàn cho nhân viên kho và giảm nguy cơ hàng hóa bị đổ, vỡ trong quá trình di chuyển.
Sử dụng xe nâng chuyên dụng để vận chuyển hàng hóa cồng kềnh và tiết kiệm thời gian
Chia khu vực dành riêng cho hàng hóa bị lỗi
Trong bất kỳ kho hàng nào, không thể tránh khỏi tình trạng hàng hóa bị lỗi, hư hỏng trong quá trình sản xuất hoặc vận chuyển. Để quản lý tốt những sản phẩm này, doanh nghiệp cần có khu vực riêng dành cho hàng hóa bị lỗi.
Hàng hóa bị lỗi cần được đưa về một khu vực để dễ dàng quản lý
Việc sắp xếp kho hàng theo cách này giúp tách biệt sản phẩm bị lỗi với các sản phẩm còn sử dụng được, tránh tình trạng nhầm lẫn trong quá trình kiểm kê hoặc xuất hàng.
Ngoài ra, việc có khu vực riêng cho hàng hóa lỗi cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và đưa ra các phương án xử lý kịp thời, tránh ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và kinh doanh.
Sử dụng các chỉ dẫn để nhận diện hàng hóa
Việc sử dụng các chỉ dẫn rõ ràng trong kho hàng giúp tăng cường khả năng nhận diện hàng hóa, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả công việc. Các biển báo, nhãn dán hoặc hệ thống mã vạch là những phương pháp hữu ích giúp nhận diện hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác.
Mỗi loại hàng hóa, sản phẩm sẽ có ký hiệu và bao bì riêng
Khi sắp xếp kho hàng, cần chú ý đến việc dán nhãn rõ ràng cho từng khu vực và từng sản phẩm, đảm bảo rằng nhân viên có thể dễ dàng phân biệt các loại hàng hóa mà không cần mất nhiều thời gian tra cứu thông tin.
Việc sắp xếp kho hàng một cách khoa học không chỉ giúp tối ưu không gian lưu trữ mà còn đảm bảo an toàn và nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng các phương pháp như trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát, truy xuất hàng hóa và tiết kiệm thời gian vận hành.
