Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Đó là tổng chi phí để quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh cho toàn bộ doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu khái niệm, thành phần, cách tính và giải pháp tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp cùng FPT IS trong bài viết dưới đây.
1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?
Chi phí quản lý của doanh nghiệp là loại chi phí vận hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm các khoản chi tiêu cho nhân viên trong bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm…), chi phí thiết bị/văn phòng, chi phí các dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại…)…
Chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ có đặc điểm như sau:
- Thuộc chi phí chung của doanh nghiệp, không thuộc một đơn vị kinh doanh cụ thể nào.
- Một phần chi phí quản lý doanh nghiệp được tính là cố định, vì chúng phát sinh bất kể mức độ sản xuất hoặc bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
- Chi phí này không được tính như là chi phí có thể khấu trừ theo quy định của Luật Thuế Thu nhập Doanh nghiệp năm 2008 (sửa đổi năm 2013). Trường hợp có đầy đủ hóa đơn và chứng từ, và đã được hạch toán đúng theo Chế độ Kế toán, chi phí này không được giảm trừ trong kế toán mà chỉ có thể điều chỉnh trong quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp để tăng số thuế phải nộp theo quy định tại Điểm 1.1 và 1.2, Khoản 1, Điều 64, Thông tư 133/2016/TT-BTC.
- Nhà quản lý, lãnh đạo cần tìm kiếm giải pháp để giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí một cách tối đa, nhằm mang lại lợi nhuận bền vững.
2. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?
Việc nắm rõ các khoản chi phí mà doanh nghiệp cần phải thanh khoản sẽ giúp nhà quản lý hoạch định tài chính và quản lý doanh nghiệp dễ dàng hơn. Chi phí quản lý trong doanh nghiệp bao gồm các khoản sau:
Chi phí cho cán bộ quản lý
Đây là khoản chi phí quan trọng trong doanh nghiệp, bao gồm tiền lương, bảo hiểm y tế – xã hội, phụ cấp cần phải trả cho đội ngũ quản lý trong công ty.
Phí vật liệu quản lý
Khoản chi phí này sẽ được chi trả cho việc mua nguyên vật liệu trong công tác quản lý, gồm thiết bị văn phòng phẩm, máy móc, chi phí sửa chữa và bảo dưỡng.
Phí thiết bị, đồ dùng văn phòng
Chi phí mua dụng cụ, đồ dùng văn phòng làm việc như máy tính, máy in, bàn, ghế,… là khoản phí cần thiết để vận hành các hoạt động của doanh nghiệp.
Khấu hao các tài sản cố định
Các tài sản cần khấu hao như máy móc, trang thiết bị và những đồ dùng chung cho toàn bộ doanh nghiệp.
Các khoản lệ phí và thuế
Doanh nghiệp cần phải chi trả các khoản thuế, phí thuê đất, thuê trang thiết bị,… trong suốt quá trình duy trì doanh nghiệp.
Phí dự phòng
Đây là phí dự phòng cho các khoản nợ khó đòi, chi phí phải trả phát sinh trong quá trình sản xuất, hoạt động của doanh nghiệp.
Các chi phí khác
Ngoài các khoản phí trên, doanh nghiệp có thể phải trả phí để thuê, mua dịch vụ ngoài và phí công tác cho nhân viên.
3. Cách hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Việc hạch toán các chi phí quản lý giúp doanh nghiệp cân nhắc, tìm kiếm giải pháp tối ưu hóa tài chính và tài nguyên để đảm bảo sự phát triển bền vững. Dưới đây là cách hạch toán chi phí cơ bản theo thông tư 200/2014/TT-BTC:
3.1. Kết cấu tài khoản 642
Tài khoản 642 là loại tài khoản quan trọng trong báo cáo tài chính và phản ánh hoạt động quản lý, vận hành doanh nghiệp. Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ và có kết cấu cụ thể như sau:
| BÊN NỢ | BÊN CÓ |
| – Các loại chi phí phát sinh trong kỳ.
– Số dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết) |
– Các khoản phí được ghi giảm, liên quan đến chi phí dự trữ hoặc các khoản được điều chỉnh theo yêu cầu.
– Hoàn nhập dự phòng phải trả, khó đòi (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết) – Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 để xác định kết quản kinh doanh. |
Ngoài ra, tài khoản 642 còn có 2 loại tài khoản cấp 2 để phản ánh các chi phí:
- Tài khoản 6421 – chi phí bán hàng: Đây là tài khoản phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong quá trình cung cấp trong kỳ của doanh nghiệp.
- Tài khoản 6422 – chi phí quản lý doanh nghiệp: Đây là chi phí quản lý chung của doanh nghiệp được phát sinh trong kỳ và kết chuyển sang tài khoản 911.
3.2. Cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp
Cách tính chi phí quản lý đơn giản, thông qua các bước cụ thể sau:
Bước 1: Xác định các chi phí ảnh hưởng đến việc quản lý
Doanh nghiệp, tổ chức cần xác định rõ các khoản phí doanh nghiệp cần phải trả trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh. Chẳng hạn tiền lương nhân viên, khấu hao tài sản, thuế, chi phí nguyên vật liệu, cho phí quản lý, thuế, phí và lệ phí hoặc các khoản phí có liên quan khác.
Bước 2: Ghi nhận các khoản phí vào hệ thống tài chính
Doanh nghiệp cần ghi nhận các tài khoản tương ứng vào sổ sách để quản lý cũng như đưa ra kết quả chính xác. Thông thường mỗi loại chi phí sẽ được ghi vào tài khoản tương ứng có trong sổ sách kế toán.
Ví dụ như Chi phí lương và phụ cấp nhân viên được ghi vào tài khoản 63 hoặc Chi phí vật liệu sẽ được ghi vào tài khoản 633 theo quy định của kế toán.
Bước 3: Thu thập số liệu
Doanh nghiệp cần thu thập các khoản phí phát sinh thực tế cụ thể trong kỳ hoặc số tiền thực nhận trong mỗi tài khoản để kết quả báo cáo tài chính mang tính chính xác và hiệu quả hơn.
Bước 4: Tính chi phí quản lý doanh nghiệp
Dựa vào số liệu đã thu thập, doanh nghiệp tiến hành tính toán tổng chi phí đã phát sinh trong kỳ, kể cả việc cộng dồn các khoản chi phí đã phát sinh trong kỳ.
Bước 5: Kiểm tra và điều chỉnh số liệu
Sau khi tính toán tổng chi phí, doanh nghiệp cần kiểm tra, so sánh lại với thông tin, dữ liệu đã thu thập để đảm bảo tính chính xác của kết quả.
Bước 6: Kết chuyển chi phí quản lý
Doanh nghiệp sẽ kết chuyển tổng chi phí phát sinh vào tài khoản tương ứng để tích hợp và báo cáo. Các chi phí quản lý sẽ được kết chuyển vào tài khoản 911 (Tài khoản xác định kết quả kinh doanh) để tổng hợp vào báo cáo kết quả kinh doanh trong kỳ.
Bước 7: Lập bảng báo cáo tài chính
Doanh nghiệp tiến hành lập các báo cáo liên quan, gồm báo cáo lợi nhuận hoặc lỗ nhuận để đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Lưu ý, cách tính chi phí quản lý của doanh nghiệp có thể thay đổi dựa theo quy định của pháp luật và phương pháp hoạch định tài chính của doanh nghiệp áp dụng. Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống ERP để tối ưu quy trình quản lý và mang lại kết quả báo cáo chính xác và hiệu quả hơn.
4. Ảnh hưởng chi phí quản lý đến giá sản phẩm, dịch vụ như thế nào?
Theo đánh giá của các doanh nghiệp, chi phí quản lý ảnh hưởng một cách trực tiếp và gián tiếp đến giá của sản phẩm hoặc dịch vụ:
- Ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành: Một phần chi phí sẽ được tính trực tiếp vào giá thành, chẳng hạn như lương nhân viên, phí marketing, nguyên vật liệu.
- Ảnh hưởng gián tiếp vào giá cả: Các chi phí nghiên cứu và phát triển sản phẩm dịch vụ, hỗ trợ khách hàng tuy không ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành nhưng sẽ làm thay đổi tổng chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp
- Ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh: Sự chênh lệch của chi phí quản lý doanh nghiệp tỷ lệ nghịch với hiệu quả kinh doanh. Có nghĩa là chi phí quản lý càng thấp, hiệu quả hoạt động kinh doanh được cải thiện.
- Ảnh hưởng đến việc cạnh tranh với đối thủ: Việc tối ưu hóa chi phí quản lý sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng cạnh tranh với đối thủ về giá của sản phẩm, dịch vụ.
5. Cách tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả
Tối ưu hoá các hoạt động quản lý
Doanh nghiệp cần xây dựng những quy trình quản trị và vận hành để có thể kiểm soát hoạt động làm việc một cách chặt chẽ. Đối với những vấn đề, lĩnh vực không quan trọng có thể cắt bớt để giảm các chi phí thừa thãi. Quy trình làm việc không rõ ràng, quy củ rất dễ dẫn đến tình trạng năng suất kém, ảnh hưởng tới khâu vận hành của tổ chức.
Lựa chọn đơn vị cung ứng một cách cẩn thận, chặt chẽ
Việc cân nhắc lựa chọn những nhà cung cấp phù hợp và tốt nhất cho doanh nghiệp của mình chính là phương án tối ưu giúp tiết kiệm một khoản lớn chi phí quản lý doanh nghiệp.
Khi lựa chọn nhà cung cấp, cần đánh giá dịch vụ, chất lượng sản phẩm, các vật tư cần thiết, đặc biệt là chi phí có phù hợp hay không. Doanh nghiệp cần dành thời gian xem xét, chọn lọc kỹ lưỡng trước khi ký kết hợp đồng đối với bất kỳ nhà cung cấp nào.
Ứng dụng ERP để quản trị doanh nghiệp toàn diện, tối ưu
Việc đầu tư vào công nghệ hiện đại vào vận hành doanh nghiệp là việc thiết yếu để cắt giảm chi phí quản lý doanh nghiệp về lâu dài. Trong các xu hướng công nghệ hiện nay, ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là phương án được nhiều doanh nghiệp, tổ chức lựa chọn. ERP sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về các nguồn lực của doanh nghiệp, bao gồm tài chính nhân sự, tài chính, vật liệu và sản xuất…
Thông thường, thông tin tài chính sẽ phải tập hợp số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau nên chắc chắn có độ chênh lệch nhất định. Khi sử dụng giải pháp ERP, mọi thứ liên quan đến tài chính được tổng hợp lại ở một nền tảng – số liệu chỉ nhập lên 1 lần và được chia sẻ cho mọi phòng ban liên quan. Cũng nhờ sự hỗ trợ của ERP, các doanh nghiệp không cần phải đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý mới có thể tổng hợp số liệu. Số liệu được cập nhật theo thời gian thực, quản lý/lãnh đạo có thể theo dõi tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.
FPT IS là một trong những nhà cung cấp giải pháp ERP hàng đầu tại Việt Nam, đối tác cấp cao của các nhà cung cấp hệ thống ERP hàng đầu thế giới như SAP, Oracle, Microsoft… Cùng hơn 600 chuyên gia ERP với hơn 20 năm kinh nghiệm, FPT IS đã triển khai ERP thành công cho hơn 300 doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như Tài chính – Ngân hàng – Chứng khoán – Bảo hiểm, Bất động sản – Xây dựng, Sản xuất, Bán lẻ… Dịch vụ ERP của FPT IS có các điểm nổi bật sau:
-
- Phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp Việt Nam: Giải pháp ERP của FPT IS được thiết kế và phát triển dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp Việt Nam.
- Tính linh hoạt và mở rộng: Giải pháp ERP của FPT IS có thể dễ dàng tùy chỉnh và mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
- Tích hợp các giải pháp vệ tinh thuộc bộ sản phẩm Made by FIS: giúp đẩy nhanh vòng đời dự án ERP theo giai đoạn và theo chức năng, giúp quy trình làm việc thông minh hơn và môi trường Digital Core sạch hơn.
- Dịch vụ triển khai và hỗ trợ chuyên nghiệp: FPT IS có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong việc triển khai và hỗ trợ giải pháp ERP cho doanh nghiệp.
FPT IS hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp đã trả lời được câu hỏi: Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì, cách hạch toán, cách tính và những phương án tối ưu.
