Giá vốn hàng bán là gì? Cách tính giá vốn để quản lý dòng tiền

Giá vốn hàng bán là gì? Công thức tính như thế nào? Vì sao các doanh nghiệp cần quan tâm đến giá vốn hàng bán khi kinh doanh? Bài viết sau đây, chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn khái niệm và các phương pháp tính giá vốn hàng bán cũng như những cách khắc phục khi giá vốn bị sai.

1. Giá vốn hàng bán là gì?

Giá vốn hàng bán là giá trị vốn của hàng bán đã tiêu thụ trong một khoảng thời gian cụ thể (trong một kỳ). Giá vốn hàng bán bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến quá trình tạo ra sản phẩm.

Theo số liệu của AC Nielsen, Việt Nam hiện có khoảng hơn 1,3 triệu cửa hàng bán lẻ, đáng chú ý là hơn 90% chủ cửa hàng tại các tỉnh và 70% cửa hàng tại các thành phố lớn vẫn đang quản lý cửa hàng bằng cách ghi chép thủ công.

Tất nhiên đây là dạng mô hình kinh doanh thành viên hộ gia đình, không thuê nhân viên bên ngoài. Nhưng một khi quy mô phát triển bắt buộc họ cần cải cách tư duy quản lý của mình, hoặc mãi mãi dừng lại ở quy mô đó, không thể lớn lên được.

Mới đây nhất là vụ GNN Express, vị CEO công ty chuyển phát nhanh này đã phải thừa nhận, do năng lực quản lý dòng tiền yếu kém, không cân đối được thu chi dẫn tới việc lạm dụng và sử dụng tiền thu hộ (COD) của khách hàng vào các hoạt động của công ty (lên tới 5,5 tỷ đồng). Công ty phá sản vì mất khả năng chi trả.

Trong các khoản đầu tư, nhìn nhận dễ nhất là chi phí nhập hàng, khoản ngân sách chiếm tỷ trọng lớn trong khâu kinh doanh. Vì vậy, cần hiểu được giá vốn hàng bán là gì, sự hình thành của giá vốn, cách nó hoạt động như thế nào và cách tính ra sao. Khi đó bạn sẽ biết việc làm ăn ở cửa hàng thực sự đang tăng trưởng ra sao.

Thị trường luôn biến động, không phải lúc nào nhà bán hàng cũng nhập được hàng với giá ổn định. Vậy bài toán ở đây là làm sao để biết được số tiền bạn đã bỏ ra nhập hàng (giá vốn) khi mà số lượng hàng nhập và giá vốn (chi phí nhập) ở mỗi thời điểm khác nhau? Mặt khác cửa hàng đang bán vài trăm, thậm chí hàng nghìn mã sản phẩm nên việc tính toán trên sổ sách là điều vô nghĩa?

2. Giá vốn hàng bán gồm những gì?

Vậy giá vốn hàng bán gồm những gì? Chi phí liên quan đến giá vốn hàng bán bao gồm tất cả các chi phí để tạo ra một sản phẩm như chi phí mua nguyên vật liệu, chi phí sản xuất hàng hóa, chi phí nhân công, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí vận chuyển,… Đối với từng loại hình công ty khác nhau thì sẽ có những cách định nghĩa về giá vốn  khác nhau:

• Với các công ty thương mại (nghĩa là nhập sản phẩm sẵn có về bán), thì giá vốn được hiểu là tổng tất cả các chi phí từ lúc mua hàng đến lúc hàng hóa có mặt tại kho của công ty, bao gồm: giá nhập hàng hóa từ các nhà cung cấp, chi phí vận chuyển hàng hóa về kho, thuế, bảo hiểm hàng hóa,…
• Với các công ty sản xuất (các công ty trực tiếp sản xuất ra sản phẩm), thì các chi phí cấu thành nên giá vốn sẽ nhiều hơn các công ty thương mại do có thêm chi phí nguyên liệu đầu vào để sản xuất sản phẩm.

Ngoài ra, giá vốn của mỗi công ty khác nhau còn thay đổi phụ thuộc vào các quy định khác nhau theo hợp đồng với nhà cung cấp.

3. Cách tính giá vốn hàng bán

Hiểu rõ giá vốn hàng bán là gì và các yếu tố cấu thành, bạn sẽ dễ dàng tiếp cận hơn với các công thức tính giá vốn hàng bán. Trên thế giới hiện nay đang tồn tại 3 cách tính giá vốn hàng bán như sau:

3.1 Công thức tính FIFO (Nhập trước xuất trước)

Cách tính này ý là nhập trước thì xuất trước. Công thức tính giá vốn FIFO chỉ phù hợp với các mặt hàng có hạn sử dụng, hoặc các cửa hàng điện máy, máy tính, điện thoại hay sử dụng. Trong mô hình bán lẻ tạp hóa rất hiếm dùng, vì việc tính toán dữ liệu rắc rối và phức tạp.

Khi giá tăng, kết quả theo phương pháp FIFO, giá vốn hàng bán thấp hơn. Điều này trong điều kiện lạm phát, làm tăng thu nhập ròng và kết quả là mức đóng thuế TNDN cao hơn.

3.2 Công thức tính LIFO (Nhập sau xuất trước)

Cách tính LIFO (nhập sau xuất trước) ngày nay rất ít khi được sử dụng, giờ chỉ còn 2 nước là Mỹ và Nhật chấp nhận cách tính này. Tuy nhiên, Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế (IASB) tại Mỹ họ lại phủ nhận vì cho rằng công thức tính như trên thiếu sự chính xác.

Một nhược điểm rất rõ ràng trong cách tính giá vốn hàng bán LIFO là định giá hàng tồn kho không đáng tin cậy, trong trường hợp hàng tồn kho là sản phẩm cũ và có giá trị lỗi thời với giá hiện hành.

3.3 Công thức tính Bình quân gia quyền trong giá vốn hàng bán

Phương pháp tính giá vốn hàng bán này gọi là Bình quân gia quyền, hiện đang được Phần mềm quản lý bán hàng Sapo sử dụng để tính toán giá trị hàng tồn kho. Nhiều nơi khác, công thức tính này còn có tên gọi Bình quân Di Động, hay Bình Quân Liên Hoàn… Và đây cũng là phương pháp tính giá vốn phổ biến nhất mà các phần mềm tân tiến ngày nay đang áp dụng.

Theo phương pháp tính này, mỗi lần nhập hàng thì giá vốn sẽ được tính lại theo công thức:

MAC = ( A + B ) / C

Với:

• MAC: Giá vốn của sản phẩm tính theo bình quân tức thời
• A: Giá trị kho hiện tại trước nhập = Tồn kho trước nhập * giá MAC trước nhập
• B: Giá trị kho nhập mới = Tồn nhập mới * giá nhập kho đã phân bổ chi phí
• C: Tổng tồn = Tồn trước nhập + tồn sau nhập

Với phương pháp tính giá vốn hàng bán này, cần đảm bảo thông tin số hàng tồn kho của bạn phải chính xác tuyệt đối. Bởi khi số lượng hàng tồn sai, sẽ dẫn đến cả tử số và mẫu số đều sai. Giá vốn bán hàng sai thì sẽ không thể tính lãi gộp và giá trị tồn kho đúng được.

4. Vì sao nhà kinh doanh cần quan tâm đến giá vốn hàng bán?

Giá vốn được xem là một trong những yếu tố tương đối quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Đây là cơ sở để chủ kinh doanh có thể định giá sản phẩm cũng như phản ánh giá trị hàng hóa tại thời điểm nhập hàng vào kho.

Với lượng hàng hóa và loại sản phẩm đa dạng, hạch toán chính xác giá vốn sẽ giúp bạn có thể quản lý chi phí của hàng một cách chính xác và cụ thể nhất.

Cùng với đó, giá vốn hàng bán còn được hiểu như một chỉ tiêu quan trọng trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, là cơ sở để tính lợi nhuận gộp giúp phản ánh hiệu quả hoạt động kinh doanh của cửa hàng một cách chính xác nhất.

5. Phân tích nguyên nhân giá vốn hàng bán bị sai và cách xử lý

Như đã nói, khi số lượng tồn kho sai sẽ dẫn đến việc hạch toán giá vốn sai. Thông thường, có 2 nguyên nhân chính sau:

• Thực hiện sai quy trình bán hàng âm
• Sai quy trình trả hàng nhà cung cấp

Chúng ta sẽ đi phân tích từng nguyên nhân, vì sao nó lại khiến việc hạch toán giá vốn hàng bán bị sai lệch, dẫn đến thống kê giá trị hàng tồn kho và lãi lỗ bị sai.

5.1 Thực hiện sai quy trình bán hàng âm

Theo đúng nguyên tắc, sau khi nhập hàng về, bạn cần nhập kho đầy đủ từng mã sản phẩm vào phần mềm quản lý bán hàng, sau đó mới được xuất bán. Nếu sai nghiệp vụ, dữ liệu đương nhiên sẽ sai toàn bộ. Thực hiện sai quy trình kho thường mắc phải phổ biến là Bán hàng âm và Trả hàng nhà cung cấp

Khi phần mềm bán hàng cho phép bán âm (nghĩa là cho phép bán trước và nhập kho sau để bù số lượng tồn kho âm). Tình trạng này thường xảy ra với những mặt hàng đang HOT, chủ shop nhập về không kịp lưu kho mà đã bày bán ngay trên kệ, hoặc trả hàng cho khách ngay tại quầy. Đến cuối buổi hoặc thậm chí để tới tận ngày hôm sau mới nhập hàng vào kho, hoặc người bán quên nhập kho luôn….

Trong trường hợp đó, tại thời điểm xuất hàng, giá vốn hàng bán bằng 0 hoặc đang bị sai lệch, dẫn đến tính lãi gộp hàng bán không đúng. Khi giá vốn bán hàng trong kho bị đội lên rất cao, lãi lỗ & doanh thu cửa hàng bị sẽ không còn đúng với thực tế.

Dưới đây là cách tính giá vốn bán hàng của Sapo khi bán hàng âm cho bạn dễ hình dung:

Sản phẩm A trong kho đang tồn là 0, MAC = 100.000 vnđ dòng Khách bán âm 10 sản phẩm A, lúc này tồn A = -10, MAC = 100.000đ Khách nhập 20 sản phẩm A, giá nhập = 150.000đ Lúc này theo công thức tính giá vốn: MAC = (-10 *100.000 + 20*150.000) / 10 = 200.000đ Sau đó khi khách hàng bán hàng, lãi lỗ sẽ được tính dựa trên MAC = 200.000đ.

Nếu tính như vậy sẽ làm giảm lãi thực tế của khách hàng đi rất nhiều.

Hướng xử lý: 

Trên phần mềm Sapo, công thức tính giá vốn hàng bán khi kho âm luôn lấy giá nhập mới, khi kho dương trở lại thì lần nhập tiếp theo sẽ tính theo công thức trung bình

Ví dụ 1: Kho đang có số lượng (Q): -6  giá vốn (M): 10k Sau khi nhập thêm 2 với giá 8k thì Q: -4  M: 8k (lấy giá nhập mới) Sau khi nhập thêm 4 với giá 7k thì Q: 0    M: 7k (lấy giá nhập mới) Sau khi nhập thêm 2 với giá 10k thì Q: 2  M: 10k (tính theo công thức) Ví dụ 2: Kho đang có số lượng (Q) : -6  giá vốn (M): 10k Sau khi nhập thêm 7 với giá 7k thì Q: 1   M: 7k (lấy giá nhập mới) Sau khi nhập thêm 2 với giá 10 thì Q: 3   M: 9k (tính theo công thức)

5.2 Sai quy trình trả hàng nhà cung cấp

Lỗi sai lệch giá vốn xảy ra khi trả hàng một phần hàng mua từ nhà cung cấp sau khi đã bán hàng trên phần còn lại. Theo nguyên tắc kế toán, khi trả hàng nhà cung cấp, người kế toán kho cần vào hạch toán giá vốn hàng bán lại, nhưng nếu không thực hiện thao tác này giá vốn sẽ không còn chính xác nữa.

Ví dụ: Sản phẩm A trong kho đang tồn 10, MAC = 100.000đ Nhập 10 sản phẩm A với giá nhập kho = 200.000đ, lúc này tồn = 20, MAC = (10 * 100.000 + 10 * 200.000) /(10 + 10 ) = 150.000đ Bán 10 A > Tồn = 10, MAC = 150.000đ Trả cho đơn nhập dòng số 2 , 5 sản phẩm, MAC = 150.000đ

Lúc này nếu khách hàng bán tiếp, thì giá vốn bán hàng ghi nhận vẫn là 150.000đ. Lãi lỗ của của hàng tính tiếp sẽ không chuẩn.

Hướng xử lý:

Phần mềm Sapo sẽ tự động tính lại giá vốn bán hàng khi trả hàng nhà cung cấp, coi giá trị trả hàng thuộc vào khoản “Giá trị hàng mua trả lại, giảm giá” thuộc nhóm chứng từ điều chỉnh giảm khi hạch toán giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân

Công thức hạch toán giá vốn hàng bán khi trả hàng :

MAC = ( A – B ) / C

Với:

• MAC: Giá vốn của sản phẩm được tính lại khi người dùng click xuất trả hàng nhà cung cấp
• A = Giá trị kho trước trả = Số lượng kho trước trả * Giá vốn trước trả
• B = Giá trị hàng mua trả lại = Số lượng trả * Tiền hàng hoàn lại với mỗi sản phẩm ( không tính thuế và phụ phí vào giá trị trả )
• C = ( Tồn kho trước trả – Số lượng trả)

Với những thông tin chia sẻ trên đây, hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ giá vốn hàng bán là gì, tìm hiểu cách tính cũng như phân tích các trường hợp giá vốn bị tính sai để có phương án xử lý phù hợp.

Hãy đăng ký dùng thử ngay 7 ngày hoàn toàn miễn phí phần mềm quản lý bán hàng thông minh để trải nghiệm những tính năng ưu việt trong việc tính toán giá vốn bán hàng và quản lý dòng tiền của cửa hàng bạn nhé!