Có thể nói, hệ thống hội nghị truyền hình là một giải pháp lý tưởng trước tình hình dịch bệnh trên thế giới đang ngày càng trở nên phức tạp. Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc trao đổi thông tin nên ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động kinh doanh. Vì thế, hội nghị truyền hình đã ra đời và giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp. Vậy hệ thống hội nghị truyền hình là gì và có mấy loại? Hãy cùng Chondungnhat tìm hiểu thông tin qua bài viết dưới đây nhé.
1. Hệ thống hội nghị truyền hình là gì?
Hệ thống hội nghị truyền hình (Video Conferencing) là thiết bị bao gồm cả phần mềm và phần cứng. Dùng để truyền tải âm thanh và hình ảnh giữa hai hoặc nhiều địa điểm kết nối từ xa. Hoạt động thông qua đường truyền mạng Internet, LAN hay WAN. Để đưa tín hiệu hình ảnh và âm thanh của các phòng họp đến với nhau như đang cùng ngồi họp trong một phòng họp. Hệ thống này cho phép hai hoặc nhiều địa điểm cùng kết nối và liên lạc hai chiều thông qua video và truyền tải âm thanh.
Nhờ có hệ thống hội nghị truyền hình mà việc tập hợp các nhân viên nhanh chóng và hiệu quả. Giúp doanh nghiệp có thể thảo luận từ xa mà không gặp bất kỳ trở ngại nào về khoảng cách.
2. Tại sao hệ thống hội nghị truyền hình quan trọng?
Có thể nói, đóng góp quan trọng nhất của hệ thống hội nghị truyền hình đối với doanh nghiệp. Chính là khả năng phá bỏ rào cản về khoảng cách làm việc giữa các nhân viên khi họ không thể gặp mặt trực tiếp. Chondungnhat xin liệt kê một vài lý do vì sao hội nghị truyền hình lại góp phần quan trọng trong kinh doanh như vậy. Cụ thể như:
- Tiếp cận và kết nối nhiều người cùng một lúc
Hội nghị truyền hình cho phép người dùng thực hiện các cuộc họp với nhiều nhân viên cùng một lúc. Bạn có thể trò chuyện và bàn luận với mọi người từ các nơi khác nhau trên thế giới một cách nhanh chóng tại nhà hoặc văn phòng của bạn. Các vị lãnh đạo cũng có thể dễ dàng kết nối với khách hàng và nhân viên. Để tổ chức các cuộc họp, cuộc thảo luận về thực hiện các chiến lược kinh doanh. Nhờ vậy mà thời gian cuộc họp cũng được rút ngắn và đạt hiệu quả cao hơn.
- Tiết kiệm chi phí và thời gian di chuyển
Giờ đây, các chủ doanh nghiệp có thể kết nối với bất kỳ ai bằng hội nghị truyền hình trực tuyến trong các buổi đàm phán giao dịch. Các cuộc họp thường lệ, phỏng vấn ứng viên,… Nhờ vậy mà bạn có thể tiết kiệm được thời gian di chuyển đến các địa điểm. Cũng như chi phí di chuyển đến các địa điểm gặp nhau. Qua đó có thể giúp doanh nghiệp thu được nhiều lợi nhuận hơn.
- Tăng năng suất làm việc
Hệ thống hội nghị truyền hình còn góp phần gia tăng năng suất làm việc rất cao. Giúp người tham gia tập trung hơn vào chủ đề đang thảo luận. Chính nhờ vậy, các dự án được hoàn thành nhanh hơn và hiệu quả làm việc cũng được nâng cao.
- Kết nối và tương tác với mọi người dễ dàng hơn
Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp và thiết lập lại các mối quan hệ nhanh chóng. Trong các buổi họp hội nghị truyền hình, bạn có thể quan sát ngôn ngữ cơ thể và nét mặt của những người tham gia. Giúp việc kết nối và tương tác hiệu quả hơn. Nhờ vậy, nhân viên có cảm giác như mình đang tham gia vào cuộc họp trực tiếp tại văn phòng.
- Hỗ trợ nhiều tính năng ưu việt
Bạn cũng có thể tổ chức các cuộc họp hoặc buổi hội nghị độc lập về thời gian. Thay vì di chuyển khắp nơi để gặp từng người một thì thông qua hội nghị truyền hình. Bạn có thể nói chuyện với nhiều người hơn trong một ngày mà không mất thời gian di chuyển. Ngoài ra, khả năng làm việc nhóm cũng được cải thiện và nhận lại kết quả tốt hơn.
Hội nghị truyền hình cũng cho phép người dùng điều chỉnh hội nghị với các tính năng như sắp xếp và lên lịch hội nghị. Hỗ trợ bảng trắng kỹ thuật số cũng như trò chuyện trên văn bản.
3. Lợi ích của hệ thống hội nghị truyền hình
Hệ thống hội nghị truyền hình được xem là một bước phát triển đột phá của công nghệ thông tin. Bởi chúng cho phép những người tham dự từ nhiều địa điểm khác nhau. Có thể nhìn thấy và trao đổi thông tin trực tiếp với nhau qua màn hình tivi như đang họp cùng nhau trong cùng một hội trường. Công nghệ này hiện đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực. Đặc biệt trong các buổi hội họp và buổi hội thảo.
Ngoài ra, hội nghị truyền hình trực tuyến còn được ứng dụng trong an ninh quốc phòng, giáo dục đào tạo (e-learning), y tế và chăm sóc sức khỏe. Một vài lợi ích từ hội nghị truyền hình có thể kể đến như:
- Tính bảo mật cao và an toàn: Chỉ những người được cấp quyền tham gia mới vào được buổi họp trực tuyến nên thông tin cuộc họp sẽ được bảo mật tuyệt đối.
- Lưu trữ toàn bộ nội dung của cuộc họp: Một số hệ thống hội nghị trực tuyến còn hỗ trợ tính năng lưu lại thông tin buổi họp giúp người dùng dễ dàng xem lại nội dung cuộc họp.
- Độ ổn định của âm thanh và hình ảnh cao: So với các giải pháp phần mềm miễn phí khác thì hội nghị truyền hình có chất lượng hình ảnh và âm thanh sắc nét hơn, tính ổn định cao hơn.
- Linh hoạt: Người tổ chức có thể dễ dàng cài đặt hệ thống ở các địa điểm khác nhau theo nhu cầu của buổi họp
Sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình giúp doanh nghiệp rất nhiều trong việc duy trì hiệu quả công việc và đẩy nhanh quá trình hoàn thành công việc hơn. Nhờ vậy, các kế hoạch kinh doanh diễn ra một cách thuận lợi, góp phần tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp.
4. Hướng dẫn chọn các thiết bị hội nghị trực tuyến
Để buổi họp diễn ra thuận lợi thì bạn cần trang bị đầy đủ các thiết bị trong hệ thống hội nghị trực tuyến như sau:
4.1. Phần cứng
Một vài thiết bị phần cứng của hệ thống bạn cần chuẩn bị đầy đủ như:
- Thiết bị ghi hình: Webcam hoặc Video Camera
- Thiết bị hiển thị hình ảnh: Máy chiếu, màn hình TV
- Thiết bị âm thanh đầu vào: CD/DVD, micro, cassette player
- Thiết bị âm thanh đầu ra: Loa và các thiết bị hiển thị đi kèm khác
- Bộ điều khiển tín hiệu hay thiết bị điều khiển
- Đường truyền Internet và các thiết bị kết nối mạng
- Thiết bị lưu trữ: Với mục đích ghi lại nội dung của buổi họp
Ngoài ra, bạn cũng cần trang bị thêm các thiết bị cơ bản cần có khác, bao gồm:
- Camera: Dùng để thu dữ liệu hình ảnh
- Micro: Dùng để thu dữ liệu âm thanh
- DECODE: Giúp xử lý mã hóa nhận, truyền tín hiệu hình ảnh và âm thanh truyền qua đường truyền
- Màn hình hiển thị: Giúp hiển thị video và hình ảnh của các phòng họp từ xa
- Loa: Phát ra tín hiệu âm thanh của các phòng họp từ xa, bạn cũng có thể tích hợp loa trên các thiết bị màn hình cho tiện lợi
- MCU: Thiết bị xử lý và quản lý đa điểm
- Show Present: Phần mềm giúp trình chiếu dữ liệu tại một máy tính lên trên hình ảnh của màn hình hội nghị
4.2. Phần mềm
Một số phần mềm được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay có thể kể đến như: Zoom Cloud Meeting, Microsoft Teams,… Đây là những phần mềm được đánh giá cao về khả năng truyền tải dữ liệu ổn định. Và cho phép số lượng lớn người tham gia truy cập vào cuộc họp.
4.3. Đường truyền mạng
Hệ thống hội nghị truyền hình hoạt động có ổn định hay không ! Còn phụ thuộc rất nhiều và khả năng kết nối với đường truyền mạng. Để có thể bắt đầu cuộc họp đây sẽ là yếu tố cực kỳ quan trọng. Vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của buổi họp. Chính vì thế, băng thông của đường truyền mạng cũng phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định, cụ thể như:
- Với giải pháp đầu cuối: Để cho ra độ phân giải full HD, đường truyền phải đạt ít nhất 1 Mbps
- Với giải pháp đa điểm: Đạt tốc độ tối thiểu 1Mbps trên đường truyền mạng tại mỗi điểm nhánh có. Đường truyền mạng tại điểm trung tâm phải đạt tối thiểu bằng tổng tốc độ đường truyền của các điểm trên nhánh cộng lại.
Xem thêm:
- Khách sạn Mường Hoa Sa Pa lắp lọc nước tổng – Nâng tầm trải nghiệm khách quốc tế
- Thiết Kế Hệ Thống Lọc Nước Công Nghiệp RO Cho Dây Chuyền Sản Xuất Nước Ngọt
- Đảo lấy nước công cộng – Giải pháp nước sạch tiện nghi cho sân tennis tại TP Hà Nội
SKY Water chuyên tư vấn, cung cấp giải pháp, thiết bị lọc nước cho Sản xuất công nghiệp (Hệ thống lọc nước sinh hoạt, Lọc nước RO, Lọc nước UF, Lọc nước EDI, Làm mềm nước…). Chi tiết xin liên hệ:
CÔNG TY SKY VIỆT NAM
Địa chỉ: Số 79/649 Lĩnh Nam, Phường Vĩnh Hưng, TP Hà Nội
Hotline: 0912 293 769 – 09777 02345 (Zalo, Viber, Line, Telegram, Wechat)
Web: www.skywater.vn | www.locnuoc360.com – Email: skywater8686@gmail.com
