Việc lập kế hoạch sản xuất giúp doanh nghiệp có được sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đạt được hiệu quả sản xuất. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng chinh phục mục tiêu kinh doanh, tiết kiệm chi phí và nguồn lực. Vậy kế hoạch sản xuất là gì và làm sao để lập được kế hoạch sản xuất? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Kế hoạch sản xuất là gì?
Kế hoạch sản xuất là một tài liệu mô tả chi tiết quy trình và cách thức tổ chức, sắp xếp các hoạt động sản xuất nhằm đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ được hoàn thành đúng thời hạn, với chi phí hợp lý và chất lượng đạt yêu cầu.
Trong kế hoạch sản xuất cần nêu rõ: dự đoán nhu cầu, mục tiêu sản xuất, nguồn lực cần thiết, quy trình và lịch trình tổng thể. Một kế hoạch sản xuất tốt có thể giúp doanh nghiệp duy trì hiệu quả sản xuất, tránh lãng phí và đáp ứng nhu cầu thị trường.
Việc lập kế hoạch cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian sản xuất. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tránh được rủi ro sản xuất dư thừa hoặc thiếu nguồn hàng, gia tăng công suất hoạt động và đáp ứng nhu cầu khách hàng.
2. Những lợi ích của việc lập kế hoạch sản xuất
Thiết lập kế hoạch trong sản xuất là yếu tố quan trọng dẫn đến sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Ngoài ra, quá trình lập kế hoạch mang lại nhiều lợi ích trong sản xuất dưới đây:
- Tối ưu hóa nguồn lực: Giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả các nguồn lực như nguyên vật liệu, lao động và máy móc, giảm lãng phí và chi phí không cần thiết.
- Đảm bảo tiến độ: Kế hoạch giúp xác định rõ các bước và thời gian cần thiết để sản xuất sản phẩm, đảm bảo hoàn thành đúng hạn và tránh trễ hẹn với khách hàng.
- Kiểm soát hàng tồn kho: Giúp dự đoán nhu cầu và điều chỉnh sản lượng, từ đó tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt nguyên liệu.
- Cải thiện chất lượng sản phẩm: Khi các quy trình được lên kế hoạch kỹ lưỡng, các bước kiểm soát chất lượng được triển khai hiệu quả hơn, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm.
3. Hướng dẫn xây dựng lập kế hoạch trong sản xuất
Quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất được thực hiện thông qua 5 bước cụ thể:
3.1. Bước 1: Dự báo nhu cầu
- Mục tiêu: Dự đoán số lượng sản phẩm mà doanh nghiệp cần sản xuất trong khoảng thời gian nhất định dựa trên các yếu tố như dữ liệu lịch sử bán hàng, xu hướng thị trường, và đơn đặt hàng từ khách hàng.
- Phương pháp: Doanh nghiệp có thể thực hiện dự báo nhu cầu bằng các ứng dụng công nghệ, ERP, các công cụ phân tích dữ liệu, thông tin từ bộ phận bán hàng và marketing để có được dự báo chính xác.
3.2. Bước 2: Xác định mục tiêu sản xuất
- Mục tiêu: Thiết lập mục tiêu về số lượng, thời gian và chất lượng sản phẩm cần sản xuất. Đảm bảo mục tiêu phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể.
- Phương pháp: Doanh nghiệp cần chia nhỏ mục tiêu sản xuất theo từng giai đoạn (ngày, tuần, tháng) để dễ dàng quản lý và theo dõi.
3.3. Bước 3: Lập kế hoạch nguồn lực
Sau khi xác định được mục tiêu sản xuất, doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch nguồn lực bao gồm:
- Nguyên vật liệu: Xác định các loại nguyên liệu cần thiết và lên kế hoạch mua sắm để đảm bảo đủ hàng cho quá trình sản xuất.
- Máy móc, thiết bị: Kiểm tra tình trạng máy móc, thiết bị và lên lịch bảo dưỡng nếu cần để tránh sự cố trong quá trình sản xuất.
- Nhân lực: Xác định số lượng lao động cần thiết, phân bổ công việc hợp lý và lên kế hoạch đào tạo nếu có kỹ năng mới cần thiết.
3.4. Bước 4: Lập kế hoạch chi tiết các bước sản xuất
Ở bước này, doanh nghiệp cần đưa ra được:
- Quy trình sản xuất: Đưa ra các bước thực hiện chi tiết cho từng công đoạn sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu, sản xuất, cho đến kiểm tra chất lượng và đóng gói.
- Thời gian biểu: Lên lịch cụ thể cho từng công đoạn, xác định thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi công việc nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất.
3.5. Bước 5: Giám sát sản xuất
Trong quá trình sản xuất, cần theo dõi và so sánh kết quả với lịch trình sản xuất và dự kiến nguồn lực. Việc giám sát sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện các vấn đề ngay khi chúng xuất hiện để có thể nhanh chóng xử lý.
3.6. Bước 6: Theo dõi và điều chỉnh kế hoạch phù hợp
Trong sản xuất không thể tránh các rủi ro không được dự đoán trước như thay đổi về nhu cầu thị trường, nguồn nguyên liệu hay sự cố kỹ thuật, dẫn đến kế hoạch không được thực hiện đúng quy trình. Lúc này, doanh nghiệp cần điều chỉnh kế hoạch sản xuất để phù hợp với tình hình thực tế.
4. Các loại kế hoạch sản xuất phổ biến
Kế hoạch sản xuất có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau dựa trên phạm vi, mục tiêu và thời gian áp dụng. Dưới đây là các loại kế hoạch sản xuất chính:
Phương pháp sản xuất hàng loạt, hàng khối
Sản xuất hàng loạt, hàng khối là phương pháp tập trung tạo ra dòng sản phẩm liên tục. Thông thường, phương pháp này sẽ áp dụng với các doanh nghiệp có quy mô lớn nhằm tối ưu hóa chi phí sản xuất.
Phương pháp sản xuất theo dòng chảy
Phương pháp dòng chảy là mô hình sản xuất dựa trên nhu cầu khách hàng bằng cách tăng tốc quy trình sản xuất, vận dụng tối đa máy móc để tiết kiệm thời gian. Dựa theo phương pháp này, quy trình sản xuất chỉ bắt đầu khi có đơn đặt hàng và kết thúc khi hoàn thành tất cả sản phẩm trong đơn hàng.
Phương pháp dựa trên dự án, công việc
Kế hoạch sản xuất được thiết lập dựa trên một sản phẩm duy nhất nhằm đáp ứng từng yêu cầu của khách hàng. Phương pháp này được sử dụng phổ biến với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đặc biệt các doanh nghiệp sản xuất trang sức, trang phục, thời trang theo yêu cầu.
5. Những sai lầm khi lập kế hoạch sản xuất kinh doanh
Xác định các rủi ro tiềm ẩn trong khi lập kế hoạch sẽ giúp các doanh nghiệp xây dựng quy trình sản xuất hiệu quả, rút gọn thời gian và hạn chế được chi phí đầu tư cũng như nguồn lực. Dưới đây là một số sai lầm mà doanh nghiệp thường gặp khi lập kế hoạch sản xuất
Không đo lường các rủi ro trong quá trình sản xuất
Trong bất kỳ kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp đều có thể không đạt được mục tiêu mong muốn hoặc dự án không thành công. Do đó, khi thiết lập kế hoạch, doanh nghiệp nên xác định các rủi ro trong sản xuất và phương án giải quyết cụ thể. Điều này mang lại tính linh hoạt trong việc xử lý sự cố và quy trình sản xuất không bị trì trệ khi gặp bất kỳ vấn đề rủi ro nào.
Không nắm rõ các hoạt động sản xuất
Một trong những sai lầm phổ biến mà rất nhiều doanh nghiệp mắc phải, đó là thiếu cách nhìn tổng quan về quy trình sản xuất. Điều này khiến doanh nghiệp không khai thác tối đa giá trị sản xuất, dẫn đến việc đưa ra các đề xuất, ý tưởng hạn hẹp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp không thể kiểm soát được sự cố trong quá trình sản xuất, dẫn đến giảm hiệu suất làm việc của nhân viên. Đồng thời doanh nghiệp không đáp ứng kịp thời nhu cầu của người tiêu dùng.
Quy trình bảo trì thiết bị, máy móc không thường xuyên
Có thể nói, thiết bị máy móc là yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công của kế hoạch sản xuất. Vậy nên, doanh nghiệp đừng bỏ qua quy trình bảo trì thiết bị, máy móc trước khi vận hành sản xuất để đảm bảo hoạt động kinh doanh được duy trì ổn định.
Xác định kế hoạch tài chính không chuẩn
Doanh nghiệp cần có cái nhìn tổng thể về chi phí đầu tư vào dự án, công việc để đạt được mục tiêu kinh doanh. Việc xác định ngân sách cho hoạt động sản xuất sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận mà doanh nghiệp sẽ đạt được. Vậy nên, doanh nghiệp cần xác định cụ thể các khoản chi phí cho quá trình vận hành ngay từ ban đầu.
6. Lập kế hoạch và tối ưu hóa quản lý sản xuất với giải pháp ERP
Việc áp dụng ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực với những tính năng hỗ trợ sản xuất sẽ giúp tối ưu quy trình vận hành cũng như tăng năng suất. Trong đó, tính năng lập kế hoạch sản xuất vốn phức tạp, với sự hỗ trợ từ hệ thống ERP trong sản xuất sẽ trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.
- ERP sẽ cập nhật dữ liệu cần thiết cho việc lập kế hoạch sản xuất bao gồm: Cập nhật thực trạng sản xuất của từng máy thông qua API kết nối vào các máy móc. Ngoài ra, các dữ liệu cần thiết cho việc lập kế hoạch như chi phí, đơn đặt hàng, lệnh giao hàng, tồn kho, thông tin về nhân lực,… cũng được cập nhật theo thời gian thực để nhà quản trị và doanh nghiệp theo dõi
- Bên cạnh đó, hệ thống ERP có sẵn các công thức để tự động tính kế hoạch sản xuất từng ngày, từng tuần, từng tháng dựa trên những thông tin thu thập được.
Từ đó, thay vì mất nhiều ngày thu thập thông tin để lập kế hoạch sản xuất thì giờ đây chuyên viên làm kế hoạch chỉ mất 30 phút để kiểm tra và sửa đổi dữ liệu (khi có thay đổi đột xuất về đơn hàng ưu tiên). Bên cạnh đó, các bản kế hoạch sản xuất sẽ được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu chung, hỗ trợ cho việc tổng hợp thống kế, phân tích hiệu quả hoạt động sau này.
FPT IS là một trong những nhà cung cấp giải pháp ERP hàng đầu tại Việt Nam, đối tác cấp cao của các nhà cung cấp hệ thống ERP hàng đầu thế giới như SAP, Oracle, Microsoft… Cùng hơn 600 chuyên gia ERP với hơn 20 năm kinh nghiệm, FPT IS tự hào đã triển khai ERP thành công cho hơn 300 doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.
FPT IS đã và đang đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất để số hóa quy trình sản xuất, quản lý và phân phối, một trong số đó là khách hàng Gỗ Trường Thành. FPT IS đã triển khai xây dựng hệ thống quản trị nguồn lực SAP ERP. Hệ thống giúp cho Trường Thành hoạch định và quản lý thống nhất, minh bạch tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo nền tảng quan trọng cho sự phát triển tầm cỡ quốc tế, bền vững của công ty.
Dự án được triển khai trong 10 tháng với 13 phân hệ được áp dụng cho toàn bộ trụ sở của công ty Trường Thành tại Bình Dương. Sau khi hoàn thành, Trường Thành đã xây dựng được một hệ thống quản trị chuyên nghiệp, đạt chuẩn quốc tế, minh bạch, tối đa hóa khả năng trao đổi thông tin, cải tiến, theo dõi chặt chẽ hoạt động sản xuất, kinh doanh, tối ưu chi phí, giảm thiểu các quy trình thừa, nâng cao lợi thế cạnh tranh và vị thế của doanh nghiệp.
Lập kế hoạch sản xuất là tiền đề quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, hiệu quả, đảm bảo hiệu quả và chất lượng sản xuất.
