Đơn hàng có thể bị đình trệ hoặc có thể bị hủy do thiếu hoặc Nguyên Vật Liệu không về kịp. Trong nhiều trường hợp để tránh gặp phải tình huống như trên, doanh nghiệp quyết định mua về một số lượng Nguyên Vật Liệu lớn và dẫn đến tình trạng tồn kho quá nhiều và làm giảm tốc độ quay của dòng tiền. Trong bối cảnh đó, việc ứng dụng phần mềm ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch nguyên vật liệu hiệu quả hơn.
Quy trình tổng quan bài toán cung ứng Nguyên Vật Liệu
Tổng quan bài toán cung ứng nguyên vật liệu
Diễn giải quy trình
Bước 1 – Đánh giá nhà cung cấp
- Nhà cung cấp chính, phụ
- Bảng giá mua của NCC
- Thời gian dự kiến nhận được hàng sau khi đặt hàng
Bước 2 – Xây dựng các thông số đặt hàng tối ưu
- Thời gian đặt hàng an toàn
- Đơn vị tính khi đặt hàng
- Tồn kho min – max, tồn kho an toàn
- Lượng đặt hàng tối ưu cho từng đơn hàng
Bước 3 – Tính toán nhu cầu nguyên vật liệu tự động
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất đã tính ở bước trước và các dữ liệu về tồn kho và định mức vật tư (BOM) đã có trong hệ thống, nguyên vật liệu dở dang đã phát hành cho các lệnh sản xuất phần mềm sẽ tự động tính toán nhu cầu Nguyên vật liệu.
- Sau khi phần mềm tính ra các nguyên vật liệu cần mua để đáp ứng kế hoạch sản xuất, cán bộ kế hoạch sản xuất sẽ tiến hành chuyển thành các phiếu Yêu cầu nguyên vật liệu à chuyển cho người quản lý duyệt.
Bước 4 –Yêu cầu đặt hàng bằng tay
- Trong nhiều trường hợp, có thể cần phải tính toán nhu cầu nguyên vật liệu ở ngoài, thì cán bộ kế hoạch sản xuất tạo Phiếu nhu cầu vật tư trên phần mềm à chuyển cho người quản lý duyệt.
Bước 5- Xử lý đơn đặt mua hàng
- Căn cứ vào yêu cầu mua hàng đã được duyệt, Phòng mua hàng lập đơn đặt để gửi nhà cung cấp, đồng thời thông báo cho Phòng kế hoạch về kế hoạch giao hàng của NCC.
- Đơn hàng mua có thể qua cấp duyệt (hoặc có thể bỏ qua)
Bước 6 – Nhập kho
- Khi hàng về, tổ nhận hàng căn cứ vào Đơn đặt hàng và phiếu giao hàng của NCC để tiến hành nhận hàng và kiểm đếm hàng hóa để làm căn cứ cho kế toán tổng hợp lập Phiếu nhận hàng.
- Lập phiếu nhận hàng và in ra phiếu nhập kho chuyển cho các bộ phận liên quan.
- Kiểm đếm hàng và nhập kho theo phiếu nhập kho.
Bước 7 – Kế toán công nợ
- Căn cứ vào các Phiếu nhập kho thực tế tại Nhà máy, kế toán công nợ vào hóa đơn mua hàng và chuyển vào sổ cái.
Bước 8 – Đóng đơn hàng
- Những đơn hàng được thực hiện đầy đủ các bước và khớp đúng số lượng hàng hóa giữa Đơn đặt hàng và Phiếu nhập kho sẽ tự động chuyển sang trạng thái Hoàn thành và tự đóng. Những đơn hàng chưa hoàn thành nhưng 2 bên thỏa thuận không thực hiện tiếp hoặc hàng hóa trên Phiếu nhập kho thực tế nhận không khớp với Đơn đặt hàng thì Đơn đặt hàng vẫn còn treo và Phòng mua hàng phải dùng chức năng đóng đơn hàng để kết thúc đơn hàng.
