Trong quá trình triển khai giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, phân hệ quản trị sản xuất (Manufacturing – MFG) được xem là phân hệ khó, phức tạp và tốn nhiều thời gian nhất khi đưa vào áp dụng.
CÁC YÊU CẦU CẦN CÓ
Trên thực tế, mỗi đơn vị sản xuất (Sản xuất) đều có một quy trình riêng biệt. Chính vì vậy, các chương trình quản lý chuyên biệt về Sản xuất được chia thành nhiều nhóm khác nhau như: Sản xuất liên tục (Process Manufacturing – còn gọi là Sản xuất phức hợp); Sản xuất rời rạc (Discrete Manufacturing – còn gọi là Sản xuất đơn); Sản xuất theo dự án (Project Manufacturing)…
Trên thực tế, ở các đơn vị đã ứng dụng giải pháp phần mềm ERP vào Sản xuất tại Việt Nam như Mía Đường Lam Sơn, Bánh Kẹo Biên Hòa (Bibica), Savimex, EuroWindow hay Prime Group… việc đầu tiên mà hệ thống cần đáp ứng là phần khai báo linh hoạt với bộ tham số tiện dụng để ứng dụng được theo các quy trình quản lý đặc thù.
Quản lý Sản xuất đòi hỏi chương trình phải xác định được việc lập kế hoạch Sản xuất, tính toán thời gian Sản xuất, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, tính giá thành kế hoạch… Để làm được điều này, các phân hệ Sản xuất trong giải pháp phần mềm ERP cần cho phép người sử dụng khai báo định mức nguyên vật liệu (Bill of Material – BOM) và quy trình Sản xuất (Routing).
Đồng thời phải khai báo được lịch Sản xuất, năng lực Sản xuất bao gồm các nguồn lực như nhân công, máy móc, công cụ Sản xuất, thời gian, chi phí… Vì chính những thông số được khai báo ở đây là cơ sở để tính toán các chỉ tiêu nói trên.
Đối với những đơn vị có hệ thống định mức nguyên vật liệu phức tạp (ví dụ mỗi đơn hàng cần khai báo lại một bộ định mức nguyên vật liệu mới) thì rất cần sự tư vấn của nhà triển khai có kinh nghiệm để không biến việc nhập số liệu trở thành sự cản trở về mặt thời gian đối với Sản xuất.
Một trong những yêu cầu của Doanh nghiệp Sản xuất đối với giải pháp ERP là việc trợ giúp Doanh nghiệp lập kế hoạch Sản xuất (KHSản xuất). Kế hoạch này cần phải tính toán được ngày bắt đầu Sản xuất tối ưu, đáp ứng tất cả các nhu cầu. Riêng các Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhà máy cách xa nhau, hệ thống phần mềm ERP cần lập KHSản xuất ở mức tổng thể để có được kế hoạch điều hành, tận dụng các nguồn lực một cách hợp lý và hiệu quả nhất.
Sau khi có KH, hệ thống cần xác định được nhu cầu nguyên vật liệu (NVL) để đáp ứng được KHSản xuất đó. Muốn vậy, hệ thống phải có khả năng tổng hợp được thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như: bảng định mức NVL, các đơn mua hàng và lệnh Sản xuất dang dở, số liệu tồn kho NVL, thời gian cung ứng vật tư… để tính ra được số lượng vật tư cần cung cấp thêm. Kết quả xác định sẽ được chuyển sang bộ phận cung ứng qua các phiếu yêu cầu cung ứng vật tư.
Đối với quản lý quá trình Sản xuất, hệ thống phần mềm ERP cần đáp ứng được các chức năng như: theo dõi tiến độ Sản xuất của từng lệnh/lô Sản xuất, tổ chức thống kê và ghi nhận tiêu hao NVL, chi phí, thời gian Sản xuất, ghi nhận lượng bán thành phẩm cũng như thành phẩm hoàn thành tại từng công đoạn, từng lệnh/lô Sản xuất. Đây cũng chính là cơ sở cho việc tính giá thành Sản xuất, phân tích tiêu hao, tính hiệu quả Sản xuất.
Phải nói rằng, bài toán tính giá thành Sản xuất là bài toán “nhức đầu muôn thuở” của các Doanh nghiệp hiện nay. Nhiều khi Doanh nghiệp quyết định triển khai giải pháp phần mềm ERP cũng là để giải quyết bài toán “nhức đầu” này. Tính giá thành Sản xuất là một nhu cầu tiên quyết của hầu hết các Doanh nghiệp Sản xuất vì giá thành chính là cơ sở cho việc phân tích hiệu quả Sản xuất, phản ánh chính xác lãi lỗ thực sự của Doanh nghiệp. Hiện nay, đa phần Doanh nghiệp đều sử dụng phương pháp tính giá thành bình quân cuối kỳ.
Phân hệ QLSản xuất trong giải pháp ERP cần cho phép Doanh nghiệp khai báo và tính giá thành kế hoạch (có thể chi tiết theo từng khoản mục chi phí) thông qua phân hệ định mức NVL (BOM) tại thời điểm trước khi Sản xuất. Trong quá trình Sản xuất, phân hệ này cũng cần cho Doanh nghiệp biết tương đối chính xác giá thành Sản xuất tại bất kỳ thời điểm nhập kho nào. Đến cuối kỳ, hệ thống sẽ hỗ trợ Doanh nghiệp tính lại giá thành thực tế trong kỳ.
Bên cạnh đó, hệ thống cũng cần mở rộng tới một số khả năng khác như: quản lý chất lượng, hỗ trợ việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới thông qua quá trình Sản xuất thử…
LƯU Ý KHI TRIỂN KHAI
Xác định rõ yêu cầu và phạm vi triển khai
Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại khi triển khai phân hệ quản lý Sản xuất là do Doanh nghiệp, nhà tư vấn không xác định được yêu cầu quản lý và phạm vi triển khai phù hợp. Một phần do Doanh nghiệp chưa chuẩn bị đầy đủ và chưa lường trước được khối lượng công việc tương lai nên thường đặt ra các yêu cầu quá cao, không khả thi và kém hiệu quả khi vận hành thực tế.
Đối với nhà tư vấn triển khai, do chưa nắm rõ hiện trạng, thiếu kinh nghiệm thực tế nên không xem xét các yêu cầu của Doanh nghiệp một cách thấu đáo. Để khắc phục, Doanh nghiệp phải xác định rõ những gì mình cần và sáng suốt lựa chọn nhà tư vấn triển khai có kinh nghiệm, am hiểu sản phẩm.
Lưu ý khi lập giải pháp quản lý Sản xuất
Trong giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, phân hệ Sản xuất do có nhiều đặc thù, tốn nhiều thời gian để chuẩn hóa quy trình, định mức nên thường được triển khai ở giai đoạn sau, khi các phân hệ khác đã vận hành trơn tru. Vì vậy, trong quá trình xây dựng, nên đặt ở mức tổng quát cho cả hai trường hợp chưa có phân hệ Sản xuất và khi đưa phân hệ này vào vận hành. Trong đó, cấu trúc bộ mã, cách chia công đoạn Sản xuất, cách thức tổ chức thống kê và yêu cầu về phân tích chi phí/giá thành sẽ quyết định và ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức khai báo và cập nhật BOM/Routing.
Không phá vỡ kiến trúc hệ thống
Bản thân ERP là một hệ thống được thiết kế trên một kiến trúc tổng thể, các phân hệ có sự tích hợp, liên thông chặt chẽ với nhau. Phân hệ Sản xuất cũng là một phần cốt lõi trong kiến trúc này, vì vậy trong quá trình xây dựng và triển khai thực tế, cần xem xét vấn đề ở mức tổng thể, không nên vì các lý do “đặc thù” mà tự ý thay đổi quy trình làm phá vỡ kiến trúc hệ thống dẫn đến sa lầy và thất bại.
KẾT LUẬN
Vì bản thân Sản xuất đã rất đa dạng về ngành nghề, mỗi lĩnh vực Sản xuất có những đặc thù quản lý riêng, nên muốn triển khai thành công và hiệu quả phân hệ này, đòi hỏi Doanh nghiệp phải xác định mục tiêu và phạm vi rõ ràng, chọn giải pháp phù hợp và đặc biệt cần chọn nhà tư vấn triển khai có kinh nghiệm, am hiểu sản phẩm và từng triển khai thành công phân hệ Sản xuất.
