Quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hoạt động quản trị kho, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu hoá chi phí và nâng cao lợi thế cạnh tranh. Cùng FPT IS tìm hiểu quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO trong bài viết sau.
1. Tiêu chuẩn quản lý kho ISO là gì?
Tiêu chuẩn ISO là viết tắt của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (International Organization for Standardization). Thông qua tiêu chuẩn này, hướng đến sự phát triển dài hạn và bền vững của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo chất lượng, sự an toàn và hiệu quả của sản phẩm cũng như dịch vụ trên toàn thế giới
Quy trình quản lý kho theo ISO là trình tự các hoạt động được thiết kế để đảm bảo việc quản lý hàng hóa trong kho được thực hiện một cách hiệu quả, đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế. Hiện nay, ISO 9001/2015 là tiêu chuẩn ISO phổ biến nhất được áp dụng trong việc quản lý kho.
2. Quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO 9001/2015
Việc xây dựng quy trình trong quản lý kho chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp đánh giá chiến lược kinh doanh, theo dõi và đo lường số lượng hàng hóa trong kho. Đồng thời, hạn chế rủi ro, tồn đọng hàng hóa trong kho và tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp. Quy trình quản lý kho theo ISO sẽ trải qua các bước sau:
2.1. Theo dõi các hoạt động nhập kho
Quá trình theo dõi các hoạt động nhập kho sẽ trải qua các bước sau:
Bước 1: Xác định và xây dựng kế hoạch nhập kho
Tình trạng bị thiếu hụt/sử dụng hết nguyên vật liệu liên tục xảy ra xuyên suốt quy trình sản xuất. Phòng kế hoạch và kế toán cần nắm bắt các thông tin này, chuẩn bị sẵn các lệnh mua thêm nguyên vật liệu nhanh chóng, kịp thời và gửi lãnh đạo phê duyệt.
Sau khi được lãnh đạo phê duyệt, kế hoạch đưa nguyên vật liệu về kho chính thức được xác nhận, các bộ phận liên quan theo dõi quá trình giao hàng chi tiết từ đơn vị cung cấp.
Bước 2: Kiểm tra số lượng nhập kho thực tế
Để xử lý nhập kho hàng hóa, người quản lý kho cần chú ý các bước sau:
- Tiếp nhận đơn đặt hàng và kiểm tra sự chính xác của thông tin
- Điền phiếu giao dịch, in phiếu nhập kho
- Kiểm tra sản phẩm bao gồm: số lượng, chất lượng lần 1 và xác nhận nhận hàng
- Kiểm tra sản phẩm bao gồm: số lượng, chất lượng lần 2
- Cập nhật số lượng hàng hoá vào sổ sách hoặc hệ thống quản lý sau khi nhập kho
- Trong quá trình này, nếu gặp vấn đề, nhân viên vận hành cần lập biên bản xử lý ngay để trình cấp trên giải quyết.
Bước 3: Lập chứng từ nhập kho
Sau quá trình kiểm kê hàng hóa, nhân sự quản lý kho sẽ lập chứng từ nhập kho gửi cho bộ phận kế toán xác nhận, lưu trữ lại hồ sơ, hóa đơn theo quy định công ty.
2.2. Kiểm soát hàng hóa lưu trữ và xuất kho
Thông thường, quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO của các doanh nghiệp đều có trình tự tương đồng nhau, bao gồm các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận thông báo, yêu cầu xuất kho
Nhà quản lý kho chỉ xuất hàng hóa khi tiếp nhận được yêu cầu xuất kho từ các bộ phận, tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và xác nhận yêu cầu.
Bước 2: Kiểm kê hàng tồn trong kho
Sau khi xác nhận yêu cầu xuất kho hợp lệ, nhân sự quản lý kho cần kiểm kê số lượng hàng hóa đảm bảo đáp ứng số lượng xuất kho theo yêu cầu.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho
Khi số lượng đáp ứng nhu cầu xuất kho, nhà quản lý lập phiếu xuất kho kèm theo hóa đơn để gửi đến các bộ phận liên quan xác nhận.
Bước 4: Cập nhập thông tin, dữ liệu sau khi xuất kho
Cuối cùng, nhân sự quản lý kho cần cập nhật lại hệ thống số liệu, mã hàng hóa nhằm kiểm soát số lượng hàng đảm bảo cung ứng đủ cho quá trình sản xuất.
3. Tầm quan trọng quản lý kho theo tiêu chuẩn
Quy trình quản lý kho theo ISO không chỉ giúp doanh nghiệp đạt được sự tín nhiệm của người tiêu dùng mà còn là cầu nối hiệu quả giữa các hoạt động sản xuất và kinh doanh. Bên cạnh đó, việc quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng trong:
- Quá trình vận hành kho đảm bảo xuyên suốt và chuyên nghiệp.
- Kiểm soát được nguồn vốn lưu động.
- Giám sát tình hình xuất nhập khẩu trong kho một cách hiệu quả.
- Theo dõi và kiểm tra chất lượng hàng hóa trong kho.
- Cung cấp các báo cáo doanh thu, tồn kho, xuất nhập kho, tình trạng mua sắm,… một cách chính xác.
- Toàn bộ nhân sự phải tuân thủ theo quy tắc, tiêu chuẩn giúp doanh nghiệp an tâm hơn trong quá trình vận hành.
- Hỗ trợ doanh nghiệp rút gọn quy trình quản lý.
4. Ứng dụng ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho đạt chuẩn ISO
Với kinh nghiệm triển khai phần mềm ERP tại hơn 3000 doanh nghiệp trong suốt 20 năm qua, đội ngũ chuyên gia tại FPT IS cam kết hỗ trợ các doanh nghiệp/tổ chức tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng từ đơn giản tới phức tạp. Việc ứng dụng ERP mang lại cho doanh nghiệp:
- Khả năng linh động trong việc đặt mã vật tư và hàng hóa một cách đồng nhất.
- Cho phép phân nhóm hàng hóa dưới nhiều góc độ quản lý.
- Lưu trữ lượng lớn thông tin chi tiết.
- Hỗ trợ đơn vị tính linh động.
- Giúp kiểm soát tốt tồn kho,
- Thực hiện giao dịch kho tức thì và chính xác về giá trị.
Là đối tác lâu năm của SAP, Oracle, Microsoft – các nhà cung cấp giải pháp ERP hàng đầu thế giới, chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp/tổ chức triển khai và phát triển hệ thống quản lý kho. Những mục tiêu mà FPT IS hướng đến khi triển khai ERP cho khách hàng:
- Tạo ra một môi trường hoạt động từ dữ liệu thời gian thực.
- Tận dụng sức mạnh của tự động hóa quy trình để nâng cao năng lực và hiệu suất tổ chức.
- Kết hợp các giải pháp vệ tinh và triển khai dự án ERP theo giai đoạn và chức năng
- Quy trình làm việc thông minh và môi trường Digital Core trở nên sạch hơn.
Quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược kinh doanh sản xuất bền vững.
