Tiêu chuẩn ISO luôn được nhắc đến mỗi khi đánh giá chất lượng của mọi sản phẩm. Đối với người tiêu dùng, việc xem xét tiêu chuẩn ISO trước khi chọn mua là cách để mua được những sản phẩm đạt chuẩn và uy tín chất lượng. Còn đối với các nhãn hàng, thương hiệu tiêu chuẩn này lại là chìa khóa để mở ra sự tín nhiệm của khách hàng với doanh nghiệp và thương hiệu đó. Có nhiều tiêu chuẩn ISO, tuy nhiên bài viết này Chondungnhat sẽ đề cập và nói rõ về tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
1. Tiêu chuẩn ISO 9001 là gì?
1.1. ISO là gì ?
ISO (International Organization for Standardization) đây là một tổ chức về tiêu chuẩn hóa quốc tế được thành lập vào năm 1947. Tổ chức, cơ quan này chuyên đưa ra các tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn công nghiệp và thương mại được áp dụng tại hầu hết các quốc gia trên toàn thế giới. Các tiêu chuẩn ISO khi chuyển thành tiếng Việt được gọi là các tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN).
1.2. ISO 9001 là gì ?
ISO 9001 là cách gọi tắt của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Tiêu chuẩn này bao gồm những yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng do tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế phát triển và ban hành vào ngày 24/09/2015. Tiêu chuẩn ISO có tên đầy đủ là ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu. Đây là tiêu chuẩn được đặt ra và sử dụng trong việc đánh giá và quản lý chất lượng của một tổ chức.
1.3. Tất cả phiên bản của tiêu chuẩn ISO 9001
Cho đến thời điểm hiện tại, tiêu chuẩn ISO đã có 5 phiên bản:
- ISO 9001:1987: Là phiên bản sơ khai của hệ thống tiêu chuẩn ISO, Phiên bản này chuyên về quản lý chất lượng – Mô hình đảm bảo chất lượng trong khâu thiết kế/triển khai, sản xuất, lắp đặt và các dịch vụ kỹ thuật liên quan.
- ISO 9001:1994: Phiên bản này đã có những sửa đổi và cải tiến về quản lý chất lượng – Mô hình đảm bảo chất lượng trong quá trình thiết kế, triển khai, sản xuất, lắp đặt và các dịch vụ kỹ thuật.
- ISO 9001:2000: Phiên bản này tập trung vào quản lý chất lượng – Các yêu cầu
- ISO 9001:2008: Đây là phiên bản trước của ISO 9001:2015
- ISO 9001:2015: Đây là phiên bản mới nhất, thay thế phiên bản ISO 9001:2008 đã hết hạn vào tháng 9/2018
2. Các đối tượng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001
Như đã đề cập, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn được sử dụng trong quản lý các doanh nghiệp. Vậy nên dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, startup hay đã có chỗ đứng trên thị trường, doanh nghiệp tư nhân hay nhà nước,… tất cả đều có thể sử dụng tiêu chuẩn ISO làm hệ quy chiếu để vận hành và quản lý chất lượng (QMS) doanh nghiệp của mình.
3. Một số điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2015
3.1. Danh sách các điều khoản trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được chia làm 10 điều khoản như sau:
- Phạm vi áp dụng
- Tài liệu viện dẫn
- Thuật ngữ và định nghĩa
- Bối cảnh của tổ chức
- Lãnh đạo
- Hoạch định
- Hỗ trợ
- Thực hiện
- Đánh giá kết quả hoạt động
- Cải tiến
3.2. Cấu trúc của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong chu trình PDCA
Cấu trúc của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong chu trình PDCA được mô tả như hình dưới đây.
3.3. Các điều khoản từ 4 đến 10 được minh hoạ qua mô hình Tiếp cận theo quá trình và chu trình PDCA
Các điều khoản 4 đến 10 được minh họa bằng:
- Mô hình tiếp cận theo quá trình
- Mô hình tiếp cận theo chu trình PDCA
4. Một số lợi ích khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001
4.1. Giúp doanh nghiệp củng cố và nâng cao hình ảnh, uy tín của mình đối với khách hàng và đối tác
Như đã nói, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đối với các doanh nghiệp chính là cầu nối giữa khách hàng với họ. Dựa vào tiêu chuẩn này, khách hàng sẽ an tâm khi lựa chọn các sản phẩm của công ty cũng như tin tưởng vào chất lượng sản phẩm của thương hiệu.
Còn với đối tác, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là phương tiện thúc đẩy hợp tác giữa hai bên. Bởi lẽ, một doanh nghiệp được kiểm định chất lượng luôn được lòng tin với đối tác. Đồng thời, việc doanh nghiệp áp dụng thành công tiêu chuẩn này sẽ giúp mối quan hệ hợp tác giữa hai doanh nghiệp trở nên thuận lợi và phát triển hơn.
4.2. Tạo sức mạnh nội bộ trong tổ chức doanh nghiệp và thúc đẩy người lao động không ngừng cố gắng trong công việc
Áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9001:2015 giúp doanh nghiệp tìm kiếm được nguồn nhân lực phù hợp, có đủ năng lực và thái độ. Cùng với những thách thức trong công việc và văn hóa tích cực của doanh nghiệp, người lao động sẽ có động lực để không ngừng cố gắng trong công việc.
4.3. Cải thiện hiệu suất và hiệu quả công việc rõ rệt
Khi áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào doanh nghiệp, hiệu quả làm việc của toàn bộ nhân viên sẽ được cải thiện rõ rệt. Bằng cách nghiên cứu, quan sát những ưu và nhược điểm trong quá trình phân chia công việc, những ưu điểm sẽ được đào sâu và phát huy, còn yếu điểm sẽ dần dần được khắc phục. Tiêu chuẩn ISO này giúp cải thiện hiệu quả công việc rõ rệt.
4.4. Người lao động cảm thấy có trách nhiệm và tinh thần hơn trong công việc
Khi áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9001:2015 công việc, nhiệm vụ và đóng góp của từng cá nhân sẽ được lưu lại cụ thể. Việc này đảm bảo đúng hiệu quả công việc, đúng trọng trách của từng người khi làm việc. Đồng thời, mọi sự cố gắng, nỗ lực của người lao động được ghi nhận sẽ là động lực to lớn giúp họ có trách nhiệm và tinh thần hơn trong công việc.
4.5. Phát huy và nâng cao sức mạnh của tập thể
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đề cao văn hóa doanh nghiệp. Môi trường làm việc lành mạnh và có sự hỗ trợ, kết nối giữa các phòng ban sẽ giúp doanh nghiệp phát huy và nâng cao sức mạnh tập thể.
4.6. Hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình giải quyết công việc
Trong hệ thống quản lý doanh nghiệp tiêu chuẩn ISO 9001:2015 giúp công việc được giải quyết theo chu trình giúp hạn chế tối đa các sai sót. Bởi lẽ một chu trình chặt chẽ, nghiêm ngặt luôn là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của các công việc lớn nhỏ.
4.7. Chất lượng và sản phẩm được giữ vững
Bằng cách tuân thủ chặt chẽ, nghiêm ngặt quy trình sản xuất cũng như yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015, các sản phẩm được sản xuất ra luôn đảm bảo đúng chất lượng. Đây là điều kiện then chốt quyết định doanh số của doanh nghiệp. Việc áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO này chính là nhân tố tạo nên lợi ích doanh nghiệp.
4.8. Giảm rủi ro và chi phí với nguồn nguyên liệu đầu vào
Trong khâu nhập nguyên liệu, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cũng quy định rõ những yêu cầu cần có khi nhập, kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào. Vậy nên áp dụng tiêu chuẩn này sẽ giúp giảm thiểu tối đa những rủi ro không đáng có, tránh được những tổn thất cho doanh nghiệp.
4.9. Lợi nhuận tăng
Điều hiển nhiên khi áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hiệu quả công việc tăng, những sai sót giảm thiểu đáng kể nhờ vậy lợi nhuận tăng lên. Đây là minh chứng cho việc chỉ cần làm đúng, kết quả tự khắc sẽ tốt đẹp.
4.10. Tạo tiền đề cho việc áp dụng thành công những hệ thống quản lý doanh nghiệp tiên tiến khác
Khi áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cho quản lý doanh nghiệp, đây sẽ là tiền đề vững chắc và tạo nền tảng tốt khi áp dụng và sử dụng những hệ thống quản lý tiên tiến khác.
5. Tiêu chuẩn về quy trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001
5.1. Thực hiện đăng ký tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Sau khi QMS của doanh nghiệp đã đi vào hoạt động, doanh nghiệp sẽ tiến hành đăng ký cấp chứng chỉ về tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại các tổ chức có thẩm quyền. Trong quá trình đăng ký tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, chứng từ liên quan để khâu đăng ký diễn ra nhanh chóng, ít sai sót.
5.2. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001
Về quản lý chất lượng, doanh nghiệp cần đối chiếu những tiêu chuẩn của mình so với tiêu chuẩn tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Từ đó sẽ đưa ra được những đánh giá phù hợp về doanh nghiệp hiện tại và khắc phục những phần chưa tốt, phát huy những điểm đã thực hiện tốt.
5.3. Giám sát và duy trì hệ thống quản lý chất lượng
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là cả một quá trình dài, vậy nên doanh nghiệp cần phải duy trì và giám sát hệ thống theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Để từ đó, hệ thống quản lý chất lượng doanh nghiệp sẽ phát triển và dần đồng hóa với tiêu chuẩn ISO. Kết quả cuối cùng là những lợi ích to lớn mà tiêu chuẩn ISO này đem lại khi áp dụng thành công.
6. ISO 9000 so với ISO 9001 khác nhau như thế nào?
- Thứ nhất, ISO 9000 là hệ thống quản lý chất lượng – cơ sở và từ vựng, còn ISO 9001 là hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu
- Thứ hai, ISO 9000 đề cập đến những khái niệm, từ vựng được sử dụng trong hệ thống quản lý chất lượng, ISO 9001 lại đề cập đến những nguyên tắc và những yêu cầu cho doanh nghiệp khi triển khai hệ thống quản lý chất lượng.
- Thứ ba, ISO 9000 không phải là tiêu chuẩn để kiểm chứng hay chứng nhận bất cứ hạng mục nào trong quản lý doanh nghiệp, ISO 9001 lại là tiêu chuẩn được sử dụng để chứng nhận.
7. Tổng kết
Qua bài viết này, Chondungnhat hy vọng bạn có thể nắm được những thông tin cơ bản về tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Để quản lý doanh nghiệp tốt cần xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng chuẩn. Và tiêu chuẩn này chính là thang đo chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng doanh nghiệp.
